Cara Menyusun Kebijakan Potongan Gaji yang Legal: Apa yang Boleh, Apa yang Dilarang, dan Bagaimana Prosedurnya

Oktober 2023, seorang HR Manager di perusahaan distribusi makanan di Bekasi menerima surat panggilan dari Dinas Ketenagakerjaan. Pemicunya: satu karyawan mengadukan potongan gaji Rp 350.000 per bulan atas nama "denda keterlambatan" — kebijakan yang sudah berjalan tiga tahun tanpa pernah tertulis di Peraturan Perusahaan, tanpa tanda tangan karyawan, dan tanpa dasar hukum yang jelas.

Kasus seperti ini bukan anomali. Di ribuan UKM Indonesia, potongan gaji berjalan atas dasar kebiasaan — bukan hukum. Dan ketika satu karyawan memutuskan untuk melapor, seluruh kebijakan HR bisa runtuh dalam satu sidang mediasi.

Jawaban Singkat

Menurut UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, potongan gaji karyawan yang legal di Indonesia mencakup: iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan (bagian tanggungan karyawan), PPh 21, cicilan pinjaman perusahaan yang ada perjanjian tertulisnya, dan potongan lain yang secara eksplisit diatur dalam Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang telah disepakati karyawan. Potongan di luar kategori ini — termasuk denda keterlambatan, potongan kerusakan barang sepihak, atau pemotongan tanpa persetujuan tertulis — berpotensi melanggar hukum dan dapat berujung gugatan ke Disnaker.

Peta Hukum: Regulasi yang Mengatur Potongan Gaji di Indonesia

Sebelum membahas apa yang boleh dan tidak boleh, HR Manager perlu memahami tiga lapisan regulasi yang mengatur potongan gaji karyawan di Indonesia:

Lapisan pertama: UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Pasal 93 mengatur kondisi di mana upah tidak dibayar (bukan dipotong), sementara Pasal 95 secara eksplisit menyatakan bahwa denda atas pelanggaran karyawan hanya boleh dilakukan jika diatur dalam perjanjian tertulis. Ini adalah fondasi — tanpa perjanjian tertulis, tidak ada potongan yang sah.

Lapisan kedua: PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Peraturan Pemerintah ini mempertegas bahwa pengusaha dilarang membayar upah lebih rendah dari ketentuan yang disepakati, dan setiap pengurangan upah harus memiliki dasar yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.

Lapisan ketiga: Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Ini adalah instrumen operasional. Potongan yang tidak diatur di UU tetap bisa sah — asalkan tercantum eksplisit di PP atau PKB, sudah disahkan Disnaker, dan karyawan sudah menerima salinannya.

So what untuk HR Anda? Audit dulu: apakah setiap jenis potongan yang berjalan saat ini punya dasar di salah satu dari tiga lapisan di atas? Jika ada yang tidak, itu adalah risiko hukum aktif — bukan potensi risiko.

Potongan Gaji yang Legal: 5 Kategori yang Diizinkan Hukum

Berikut adalah lima kategori potongan gaji yang memiliki dasar hukum kuat:

1. Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan (Bagian Karyawan)

Ini potongan yang paling tidak bisa diganggu gugat. Berdasarkan UU No. 24 Tahun 2011 tentang BPJS, perusahaan wajib memotong iuran dari gaji karyawan untuk:

• BPJS Kesehatan: 1% dari gaji (karyawan), maksimal dari gaji Rp 12.000.000
• BPJS Ketenagakerjaan — JHT: 2% dari gaji karyawan
• BPJS Ketenagakerjaan — JP: 1% dari gaji karyawan (batas upah JP: Rp 9.559.600 per 2024)

Potongan ini bukan kebijakan perusahaan — ini kewajiban hukum. Tidak memotong pun bisa bermasalah.

2. PPh 21

Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 adalah kewajiban perusahaan sebagai pemotong pajak. Sejak berlakunya PMK 168/2023, metode penghitungan menggunakan Tarif Efektif Rata-rata (TER) yang disederhanakan. Ini bukan potongan yang bisa dinegosiasikan — ini kewajiban perpajakan.

3. Cicilan Pinjaman Perusahaan (dengan Perjanjian Tertulis)

Jika perusahaan memberikan pinjaman kepada karyawan dan disepakati bahwa cicilan dipotong dari gaji, ini legal — dengan syarat ketat:

• Ada perjanjian pinjaman tertulis yang ditandatangani kedua pihak
• Jumlah cicilan per bulan disebutkan eksplisit
• Karyawan menyetujui mekanisme pemotongan dari gaji secara tertulis

Tanpa perjanjian tertulis, potongan cicilan pinjaman bisa dianggap pemotongan upah sepihak yang melanggar PP No. 36 Tahun 2021.

4. Potongan yang Diatur dalam Peraturan Perusahaan atau PKB

Ini kategori yang paling fleksibel sekaligus paling sering disalahgunakan. Potongan seperti iuran koperasi karyawan, iuran serikat pekerja, atau tabungan wajib bisa sah — jika dan hanya jika:

• Tercantum eksplisit di PP atau PKB yang sudah disahkan Disnaker
• Karyawan sudah menerima dan menandatangani tanda terima PP/PKB
• Besaran dan mekanisme potongan jelas tertulis

5. Denda atas Pelanggaran (dengan Syarat Sangat Ketat)

Pasal 95 UU No. 13 Tahun 2003 membolehkan denda — tapi dengan syarat yang sangat spesifik:

• Harus diatur dalam perjanjian tertulis (PP, PKB, atau perjanjian kerja individual)
• Besaran denda harus proporsional dan tidak boleh melebihi upah sehari
• Tidak boleh digunakan untuk kepentingan pengusaha — denda harus dikelola untuk kepentingan karyawan (misalnya: dana sosial karyawan)

Poin terakhir ini yang paling sering diabaikan UKM: denda keterlambatan yang langsung masuk kas perusahaan adalah pelanggaran, bukan kebijakan yang sah.

So what untuk HR Anda? Cek sekarang: apakah denda yang Anda terapkan sudah memenuhi tiga syarat di atas? Jika denda masuk ke rekening perusahaan, Anda perlu merevisi kebijakan ini sebelum ada karyawan yang melapor.

Potongan Gaji yang Dilarang: 4 Praktik yang Bisa Berujung Gugatan

Ini daftar praktik yang umum di UKM Indonesia tapi berpotensi melanggar hukum:

1. Denda Keterlambatan Tanpa Dasar Tertulis

Memotong gaji Rp 50.000 per keterlambatan tanpa ada klausul di PP atau perjanjian kerja adalah pelanggaran Pasal 95 UU Ketenagakerjaan. Tidak peduli seberapa "wajar" kebijakan itu terasa — tanpa dokumen, tidak ada dasar hukumnya.

2. Potongan Kerusakan Barang Secara Sepihak

Karyawan merusak mesin senilai Rp 5 juta, lalu perusahaan langsung memotong gaji? Ini tidak bisa dilakukan sepihak. Menurut prinsip hukum ketenagakerjaan, penggantian kerugian akibat kelalaian karyawan harus melalui proses pembuktian dan kesepakatan — bukan pemotongan unilateral. Jika ingin mengatur ini, harus ada klausul eksplisit di PP atau perjanjian kerja, dan prosesnya harus melibatkan persetujuan karyawan.

3. Potongan "Titipan" atau Jaminan Tanpa Perjanjian

Beberapa UKM memotong gaji bulan pertama sebagai "jaminan" atau "deposit" karyawan baru. Ini tidak memiliki dasar hukum di UU Ketenagakerjaan Indonesia dan bisa dikategorikan sebagai pemotongan upah ilegal.

4. Potongan Absensi yang Melebihi Proporsi Upah Harian

Menghitung potongan absensi adalah hal yang sah — tapi caranya harus proporsional. Formula yang benar berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021: upah sehari = upah sebulan ÷ 25 (untuk 6 hari kerja) atau ÷ 21 (untuk 5 hari kerja). Memotong lebih dari formula ini adalah pelanggaran.

So what untuk HR Anda? Jika salah satu dari empat praktik di atas berjalan di perusahaan Anda sekarang, prioritaskan untuk dihentikan atau dilegalisasi melalui revisi PP sebelum akhir kuartal ini. Risiko gugatan Disnaker jauh lebih mahal dari biaya revisi dokumen.

Contoh Perhitungan: Potongan Gaji yang Benar vs. yang Bermasalah

Mari gunakan contoh konkret. PT Karya Maju Bersama, Surabaya — perusahaan logistik dengan 38 karyawan — memiliki karyawan bernama Budi dengan struktur gaji berikut:

Potongan yang LEGAL untuk Budi:

*Estimasi PPh 21 dengan TER kategori A (PTKP TK/0), angka aktual tergantung penghasilan kena pajak tahunan.

Skenario bermasalah: PT Karya Maju Bersama juga memotong Rp 100.000 "denda keterlambatan" Budi bulan ini — tapi klausul denda ini tidak ada di Peraturan Perusahaan mereka yang sudah disahkan Disnaker. Potongan Rp 100.000 ini ilegal, meskipun Budi memang terlambat.

Solusi yang benar: Masukkan klausul denda ke revisi PP berikutnya, sahkan ke Disnaker, sosialisasikan ke karyawan, dan baru terapkan setelah semua proses selesai.

Prosedur Dokumentasi yang Benar: 5 Langkah agar HR Terlindungi

Menurut SE Menaker No. M/6/HK.04/IV/2020 tentang Perlindungan Pekerja, perusahaan wajib memastikan setiap kebijakan pengupahan — termasuk potongan — terdokumentasi dan dapat dibuktikan. Berikut prosedur yang benar:

Langkah 1: Inventarisasi semua potongan yang berjalan saat ini. Buat daftar lengkap setiap jenis potongan, besarannya, dan dasar hukumnya. Ini adalah audit internal yang harus dilakukan sebelum langkah lain.

Langkah 2: Verifikasi dasar hukum setiap potongan. Untuk setiap potongan, tanyakan: apakah ini ada di UU/PP nasional, atau di PP/PKB perusahaan yang sudah disahkan? Jika tidak ada di keduanya, tandai sebagai "perlu dilegalisasi atau dihentikan."

Langkah 3: Revisi atau buat Peraturan Perusahaan yang komprehensif. PP yang baik harus mencantumkan: jenis potongan, besaran atau formula perhitungan, kondisi yang memicu potongan, dan mekanisme keberatan karyawan. Setelah selesai, ajukan pengesahan ke Disnaker setempat.

Langkah 4: Sosialisasi dan dokumentasi tanda terima. Setiap karyawan harus menerima salinan PP dan menandatangani tanda terima. Simpan tanda terima ini — ini adalah bukti bahwa karyawan sudah mengetahui kebijakan potongan.

Langkah 5: Pastikan slip gaji mencantumkan rincian setiap potongan. PP No. 36 Tahun 2021 mewajibkan pengusaha memberikan slip gaji yang merinci komponen upah dan potongan. Slip gaji yang transparan adalah perlindungan terbaik bagi HR — jika ada sengketa, slip gaji adalah bukti pertama yang diminta Disnaker.

Tips Praktis dan Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

✅ Yang harus dilakukan:

• Audit semua potongan aktif minimal setahun sekali, terutama setelah ada perubahan regulasi
• Simpan semua perjanjian pinjaman karyawan dalam file terpisah yang mudah diakses
• Gunakan formula potongan absensi yang konsisten dan sesuai PP No. 36 Tahun 2021
• Pastikan slip gaji diterbitkan setiap bulan dengan rincian lengkap
• Konsultasikan revisi PP ke konsultan hukum ketenagakerjaan atau Disnaker setempat sebelum disahkan

❌ Yang harus dihindari:

• Menerapkan potongan baru berdasarkan "keputusan manajemen" tanpa revisi PP terlebih dahulu
• Memotong gaji untuk mengganti kerugian tanpa proses pembuktian dan persetujuan karyawan
• Menggunakan hasil denda untuk kepentingan perusahaan (bukan dana sosial karyawan)
• Menyimpan perjanjian potongan hanya secara lisan atau via WhatsApp tanpa dokumen formal
• Menghitung potongan absensi dengan formula yang tidak konsisten antar karyawan

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah perusahaan boleh memotong gaji karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan?

Ya, boleh — tapi harus menggunakan formula yang benar. Berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021, potongan absensi dihitung: upah sehari = upah sebulan ÷ 25 (untuk 6 hari kerja) atau ÷ 21 (untuk 5 hari kerja). Potongan melebihi formula ini tidak memiliki dasar hukum.

Berapa maksimal denda yang boleh dikenakan perusahaan kepada karyawan?

Pasal 95 UU No. 13 Tahun 2003 tidak menyebutkan angka maksimal secara eksplisit, tapi prinsipnya denda harus proporsional dan tidak boleh melebihi upah sehari. Yang lebih penting: denda tidak boleh masuk kas perusahaan — harus dikelola untuk kepentingan karyawan (misalnya dana sosial atau koperasi karyawan).

Bagaimana cara melegalkan potongan cicilan pinjaman karyawan?

Buat perjanjian pinjaman tertulis yang mencantumkan: jumlah pinjaman, tenor, besaran cicilan per bulan, dan klausul bahwa cicilan dipotong dari gaji. Kedua pihak harus menandatangani. Simpan salinan di file karyawan. Tanpa dokumen ini, potongan cicilan bisa dianggap pemotongan upah sepihak.

Apakah potongan BPJS bisa dihentikan jika karyawan meminta?

Tidak. Iuran BPJS adalah kewajiban hukum berdasarkan UU No. 24 Tahun 2011. Karyawan tidak bisa meminta perusahaan untuk tidak memotong iuran BPJS — dan perusahaan yang tidak memotong dan menyetorkan iuran BPJS bisa dikenakan sanksi administratif hingga pidana.

Apakah FirstPayroll bisa membantu mengelola berbagai jenis potongan gaji secara otomatis?

Ya. FirstPayroll menghitung dan mendokumentasikan semua jenis potongan legal — BPJS, PPh 21 TER, cicilan pinjaman, dan potongan absensi — secara otomatis setiap bulan, lengkap dengan slip gaji terperinci yang sesuai ketentuan PP No. 36 Tahun 2021. Tersedia mulai dari Rp 0/bulan untuk tim hingga 5 karyawan, sehingga UKM kecil pun bisa langsung mulai tanpa investasi awal.

Langkah Selanjutnya: Action Items untuk HR Manager

Kebijakan potongan gaji yang legal bukan soal birokrasi — ini soal melindungi perusahaan Anda dari risiko yang tidak perlu. Berikut tiga langkah yang bisa dimulai minggu ini:

1. Audit internal (minggu ini): Buat spreadsheet semua potongan aktif. Kolom: jenis potongan, besaran, dasar hukum (UU/PP/PKB/perjanjian individual). Tandai yang belum punya dasar hukum jelas.

2. Prioritaskan revisi PP (bulan ini): Fokus pada potongan yang paling berisiko — denda dan potongan kerusakan barang. Konsultasikan dengan Disnaker atau konsultan hukum ketenagakerjaan untuk memastikan klausul yang Anda tambahkan sudah sesuai Pasal 95 UU No. 13 Tahun 2003.

3. Digitalisasi dokumentasi (kuartal ini): Slip gaji terperinci, perjanjian pinjaman, dan tanda terima PP harus tersimpan secara digital dan mudah diakses saat dibutuhkan — termasuk saat ada pemeriksaan Disnaker mendadak.

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — dengan sistem yang memastikan setiap potongan terhitung benar, terdokumentasi, dan sesuai regulasi terbaru. Jika Anda ingin memastikan kebijakan potongan gaji perusahaan Anda sudah legal dan terdokumentasi dengan baik, coba gratis di FirstPayroll dan lihat bagaimana sistem HRIS AI-first bisa membantu HR Anda terlindungi secara hukum.