Sanksi Pidana dan Denda Pelanggaran Ketenagakerjaan 2025: Mana yang Bisa Jerat HR Manager dan Pemilik UKM Secara Pribadi?

Satu kalimat yang jarang dibaca di kontrak kerja manapun: Pasal 185 UU No. 13 Tahun 2003 menyebut ancaman pidana penjara minimal 1 tahun, maksimal 4 tahun — dan subjek hukumnya bukan hanya "perusahaan", tapi siapapun yang bertindak sebagai pengurus, termasuk HR Manager yang menandatangani kebijakan upah.

Sebagian besar diskusi ketenagakerjaan di Indonesia berhenti di level "perusahaan wajib melakukan X". Yang jarang dibahas: ketika perusahaan melanggar, siapa orangnya yang bisa dijerat? Jawabannya lebih dekat dari yang Anda kira.

Jawaban Singkat

Ya, HR Manager dan pemilik UKM di Indonesia bisa dijerat pidana secara pribadi atas pelanggaran ketenagakerjaan tertentu — bukan hanya perusahaan yang kena denda administratif. Pasal 185–189 UU No. 13 Tahun 2003 mengancam pidana penjara 1–4 tahun dan/atau denda hingga Rp 400 juta untuk pelanggaran seperti tidak membayar upah minimum, menghalangi hak berserikat, dan mempekerjakan anak. UU No. 24 Tahun 2011 tentang BPJS (Pasal 55) menambahkan ancaman pidana 8 tahun penjara untuk pemberi kerja yang tidak mendaftarkan pekerjanya. FirstPayroll membantu UKM Indonesia mengelola kepatuhan payroll dan BPJS secara otomatis, sehingga risiko pelanggaran administratif yang bisa berujung pidana dapat diminimalkan sejak awal.

Peta Risiko: Mana Pelanggaran Administratif, Mana yang Pidana?

Banyak HR Manager dan pemilik UKM berasumsi bahwa pelanggaran ketenagakerjaan paling buruk berujung pada denda yang dibayar perusahaan, lalu selesai. Asumsi ini berbahaya.

Hukum ketenagakerjaan Indonesia membagi sanksi ke dalam dua jalur yang sangat berbeda implikasinya:

So what? Jika Anda HR Manager yang menandatangani kebijakan penggajian, atau pemilik UKM yang menyetujui struktur upah di bawah UMR — Anda bukan sekadar saksi, Anda adalah subjek hukum. Dalam praktik penegakan hukum, jaksa dapat menjerat individu yang terbukti mengambil keputusan atas pelanggaran tersebut, bukan hanya entitas perusahaan.

Pasal 185–189 UU No. 13/2003: Siapa Sebenarnya yang Bisa Dipenjara?

UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 183–189 adalah klaster ketentuan pidana yang paling sering diabaikan dalam diskusi HR. Mari kita bedah satu per satu:

Pasal 185 — Pelanggaran paling berat, ancaman pidana penjara 1–4 tahun dan/atau denda Rp 100 juta–Rp 400 juta. Pasal ini menjerat siapapun yang melanggar ketentuan terkait:

• Upah minimum (Pasal 90 UU 13/2003 jo. PP No. 36 Tahun 2021)
• Hak berserikat pekerja
• Larangan mempekerjakan anak pada pekerjaan berbahaya

Pasal 186 — Ancaman pidana penjara 1–4 tahun dan/atau denda Rp 100 juta–Rp 400 juta untuk pelanggaran terkait perjanjian kerja bersama (PKB) dan mogok kerja yang tidak sah.

Pasal 187 — Ancaman pidana penjara 1 bulan–12 bulan dan/atau denda Rp 10 juta–Rp 100 juta untuk pelanggaran yang lebih teknis: waktu kerja, cuti, dan kewajiban administratif tertentu.

Pasal 188 — Ancaman denda Rp 5 juta–Rp 50 juta (tanpa pidana penjara) untuk pelanggaran norma yang lebih ringan.

Pasal 189 — Sanksi administratif murni: teguran, peringatan tertulis, pembatasan kegiatan usaha, hingga pencabutan izin.

Yang krusial: frasa dalam pasal-pasal ini adalah "barangsiapa" — bukan "perusahaan". Dalam hukum pidana Indonesia, "barangsiapa" mencakup orang perseorangan. Artinya, HR Manager yang secara aktif mengeksekusi kebijakan upah di bawah UMR — bahkan jika itu perintah atasan — berpotensi menjadi tersangka.

So what? Jika perusahaan Anda saat ini membayar upah di bawah UMR 2025 — bahkan dengan alasan "karyawan setuju" atau "ada perjanjian tertulis" — itu bukan perlindungan hukum. Pasal 91 UU 13/2003 secara eksplisit menyatakan bahwa perjanjian yang menetapkan upah di bawah upah minimum adalah batal demi hukum.

Ancaman Pidana BPJS: Yang Paling Sering Diremehkan UKM

UU No. 24 Tahun 2011 tentang BPJS adalah regulasi yang sanksi pidananya paling berat di antara semua regulasi ketenagakerjaan — namun paling jarang dibahas.

Pasal 55 UU No. 24 Tahun 2011 menyatakan: pemberi kerja yang tidak mendaftarkan dirinya dan pekerjanya sebagai peserta BPJS dipidana dengan pidana penjara paling lama 8 tahun atau denda paling banyak Rp 1 miliar.

Pasal 56 menambahkan: pemberi kerja yang tidak membayarkan iuran BPJS yang sudah dipotong dari gaji karyawan dipidana penjara paling lama 8 tahun atau denda paling banyak Rp 1 miliar.

Ini bukan sanksi administratif. Ini pidana murni.

Untuk UKM dengan 10–50 karyawan, ada tiga skenario pelanggaran BPJS yang paling umum terjadi:

1. Tidak mendaftarkan sama sekali — biasanya karena tidak tahu kewajiban atau sengaja menghemat biaya
2. Mendaftarkan sebagian karyawan — misalnya hanya karyawan tetap, sementara karyawan kontrak tidak didaftarkan
3. Memotong iuran tapi tidak menyetorkan — ini yang paling berbahaya secara pidana karena ada unsur penggelapan

Worked Example — Skenario Risiko BPJS:

PT Karya Maju Bersama, Bekasi (32 karyawan, distribusi FMCG), selama 18 bulan hanya mendaftarkan 20 karyawan tetap ke BPJS Ketenagakerjaan. 12 karyawan kontrak tidak didaftarkan. Total iuran yang tidak disetor: sekitar Rp 3,2 juta/bulan × 18 bulan = Rp 57,6 juta.

Jika dilaporkan ke BPJS Ketenagakerjaan (bisa oleh karyawan yang tidak terdaftar), perusahaan menghadapi:

• Kewajiban membayar tunggakan iuran + denda 2% per bulan
• Potensi pidana Pasal 55 UU 24/2011 terhadap direktur/pemilik
• Jika HR Manager yang secara aktif mengelola daftar peserta dan tahu ada yang tidak didaftarkan: potensi turut serta

So what? Audit daftar peserta BPJS Anda sekarang. Bandingkan jumlah karyawan aktif di sistem HR dengan jumlah peserta terdaftar di portal BPJS. Selisih satu orang pun sudah merupakan pelanggaran yang bisa dilaporkan.

THR dan Upah Minimum: Sanksi Administratif yang Bisa Berujung Pidana

THR: Permenaker No. 6 Tahun 2016 dan Surat Edaran Menaker

Keterlambatan pembayaran THR diatur dalam Permenaker No. 6 Tahun 2016. Sanksinya berjenjang:

• Denda 5% dari total THR terutang untuk setiap hari keterlambatan
• Sanksi administratif: teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, hingga pembekuan kegiatan usaha

Yang perlu dipahami: sanksi administratif THR tidak langsung berujung pidana. Namun jika perusahaan tidak membayar THR sama sekali dan karyawan melaporkan ke Disnaker, investigasi yang menyusul bisa membuka temuan pelanggaran lain — termasuk upah di bawah UMR — yang itu sudah masuk ranah pidana.

Upah Minimum: PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

PP No. 36 Tahun 2021 mengatur mekanisme sanksi administratif bertahap untuk pelanggaran pengupahan:

1. Teguran tertulis
2. Pembatasan kegiatan usaha
3. Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi
4. Pembekuan kegiatan usaha

Namun — dan ini yang sering tidak dipahami — sanksi administratif PP 36/2021 tidak menghapus ancaman pidana Pasal 185 UU 13/2003. Keduanya bisa berjalan paralel. Pengusaha bisa kena sanksi administratif dan dituntut pidana secara bersamaan.

Checklist Audit Kepatuhan Internal: 10 Poin yang Harus Dicek Sebelum Akhir Kuartal

Berdasarkan peta risiko di atas, berikut 10 poin audit yang bisa langsung Anda jalankan hari ini:

Upah & Kompensasi

• Bandingkan upah pokok semua karyawan dengan UMK/UMP 2025 yang berlaku di wilayah operasional Anda
• Pastikan tidak ada komponen "tunjangan" yang sebenarnya adalah upah pokok yang dipecah untuk menghindari UMR (praktik ini tidak sah)
• Verifikasi bahwa lembur dihitung sesuai Pasal 78 UU 13/2003 jo. Kepmenaker No. 102 Tahun 2004

BPJS

• Cocokkan jumlah karyawan aktif di sistem HR dengan jumlah peserta terdaftar di portal BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan
• Pastikan iuran yang dipotong dari slip gaji benar-benar disetorkan (cek bukti setor, bukan hanya potongan di slip)
• Verifikasi bahwa karyawan kontrak dan PKWT juga terdaftar BPJS

THR

• Hitung kewajiban THR untuk semua karyawan (termasuk yang masa kerja < 1 tahun: prorata)
• Pastikan THR dibayarkan paling lambat H-7 sebelum hari raya keagamaan karyawan

Administrasi

• Periksa apakah perusahaan dengan >10 karyawan sudah memiliki Peraturan Perusahaan yang terdaftar di Disnaker
• Dokumentasikan semua keputusan kebijakan HR secara tertulis — termasuk siapa yang menyetujui dan kapan

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah HR Manager bisa dipidana secara pribadi karena pelanggaran ketenagakerjaan?

Ya. Pasal 185–189 UU No. 13 Tahun 2003 menggunakan frasa "barangsiapa" yang mencakup orang perseorangan. HR Manager yang terbukti secara aktif mengeksekusi kebijakan yang melanggar — seperti menetapkan upah di bawah UMR atau tidak mendaftarkan karyawan ke BPJS — dapat dijerat sebagai pelaku turut serta berdasarkan Pasal 55 KUHP, meskipun keputusan awalnya dari pemilik atau direktur.

Berapa denda maksimal untuk perusahaan yang tidak mendaftarkan karyawan ke BPJS?

Berdasarkan Pasal 55 UU No. 24 Tahun 2011, denda maksimalnya adalah Rp 1 miliar — disertai ancaman pidana penjara hingga 8 tahun. Ini berlaku untuk pemberi kerja yang tidak mendaftarkan pekerja, maupun yang memotong iuran tapi tidak menyetorkannya ke BPJS.

Bagaimana cara menghitung denda keterlambatan THR 2025?

Berdasarkan Permenaker No. 6 Tahun 2016, denda keterlambatan THR adalah 5% dari total THR yang terutang untuk setiap hari keterlambatan. Contoh: jika total THR yang harus dibayar Rp 50 juta dan terlambat 5 hari, dendanya adalah 5% × Rp 50 juta = Rp 2,5 juta per hari, atau total Rp 12,5 juta untuk 5 hari keterlambatan.

Apakah sanksi administratif dan pidana bisa berjalan bersamaan?

Ya. Sanksi administratif berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021 (untuk pelanggaran pengupahan) tidak menghapus ancaman pidana Pasal 185 UU No. 13 Tahun 2003. Keduanya bisa diproses secara paralel oleh instansi yang berbeda: Disnaker untuk sanksi administratif, dan aparat penegak hukum untuk pidana.

Apakah software HRIS seperti FirstPayroll bisa membantu menghindari pelanggaran ini?

Ya. FirstPayroll menghitung upah minimum, iuran BPJS, dan THR secara otomatis berdasarkan regulasi terbaru, sehingga risiko pelanggaran administratif yang bisa berujung pidana dapat diminimalkan. Fitur alert kepatuhan di FirstPayroll memberi notifikasi jika ada komponen gaji yang berpotensi melanggar ketentuan UMK/UMP yang berlaku, mulai dari Rp 0/bulan untuk tim hingga 5 karyawan.

Langkah Selanjutnya: Dari Audit ke Sistem

Risiko hukum ketenagakerjaan bukan soal niat buruk — sebagian besar pelanggaran terjadi karena ketidaktahuan atau sistem yang tidak memadai. Berikut tiga langkah konkret yang bisa dimulai minggu ini:

1. Jalankan audit 10 poin di atas — prioritaskan BPJS dan upah minimum karena keduanya punya ancaman pidana terberat
2. Dokumentasikan semua kebijakan HR secara tertulis — termasuk siapa yang menyetujui, kapan, dan atas dasar regulasi apa
3. Gunakan sistem yang menghitung otomatis — kesalahan manual dalam payroll adalah sumber pelanggaran terbesar di UKM dengan tim HR kecil

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — dengan kalkulasi BPJS, PPh 21, dan THR yang otomatis mengikuti regulasi terbaru, sehingga HR Manager dan pemilik usaha tidak perlu menghafal setiap pasal untuk tetap patuh. Coba gratis di FirstPayroll dan jalankan audit kepatuhan payroll Anda hari ini.