Cara Menyusun Kebijakan Kerja Karyawan yang Sedang dalam Proses Hukum (Tersangka atau Terdakwa): Hak Perusahaan, Kewajiban HR, dan Cara Hitung Upah Selama Proses Berlangsung

Oktober 2023, seorang HR Manager di perusahaan distribusi logistik Surabaya menerima telepon dari kepolisian: salah satu supervisor gudangnya baru saja ditahan atas dugaan penggelapan barang. Pertanyaan pertama yang muncul bukan soal hukum pidana — tapi soal penggajian bulan depan, dan apakah perusahaan bisa langsung memecatnya.

Situasi ini lebih umum dari yang Anda kira, dan hampir tidak ada panduan praktis yang memadai untuk HR Manager UKM Indonesia yang menghadapinya. Mayoritas artikel ketenagakerjaan membahas PHK umum — bukan skenario spesifik di mana karyawan aktif tiba-tiba berstatus karyawan tersangka proses hukum, ditahan, dan perusahaan harus memutuskan: bayar gaji atau tidak? Skorsing atau PHK? Kapan boleh bertindak?

Jawaban Singkat

Tidak, Anda tidak boleh langsung PHK karyawan yang baru ditahan polisi — bahkan jika ia berstatus tersangka sekalipun. Berdasarkan Pasal 160 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, perusahaan wajib membayar sebagian upah selama karyawan ditahan (bukan karena pengaduan perusahaan), dan PHK baru bisa dilakukan setelah ada putusan pengadilan yang berkekuatan hukum tetap (inkrah). Jika Anda langsung PHK tanpa mengikuti prosedur ini, perusahaan berpotensi digugat balik dan diwajibkan membayar pesangon berlipat.

Apa Bedanya Tersangka, Terdakwa, dan Terpidana — dan Kenapa HR Harus Paham Ini

Sebelum membahas prosedur, HR Manager perlu memahami tiga status hukum yang berbeda implikasinya secara ketenagakerjaan:

So what untuk HR Anda? Banyak UKM yang langsung mengeluarkan surat PHK begitu karyawan ditangkap polisi — ini keliru secara hukum dan mahal konsekuensinya. Pahami bahwa proses dari tersangka ke terpidana bisa memakan waktu 6 bulan hingga 2 tahun. Selama periode itu, ada kewajiban upah yang harus Anda penuhi.

Fase 1: Hari Pertama Karyawan Ditahan — Apa yang Harus HR Lakukan dalam 72 Jam

Langkah 1: Verifikasi Status Penahanan

Jangan bertindak berdasarkan rumor atau kabar dari rekan kerja. Minta surat penahanan resmi dari kepolisian atau konfirmasi langsung ke penyidik. Ini penting untuk menentukan apakah penahanan dilakukan atas pengaduan perusahaan atau bukan — karena ini mempengaruhi kewajiban upah.

Langkah 2: Tentukan Apakah Perusahaan Pengadu atau Bukan

Pasal 160 UU Ketenagakerjaan membedakan dua skenario:

• Perusahaan bukan pengadu: Wajib bayar upah parsial selama penahanan
• Perusahaan adalah pengadu (misalnya melaporkan karyawan atas penggelapan aset perusahaan): Tidak wajib membayar upah selama penahanan

Ini adalah titik kritis yang sering terlewat. Jika perusahaan Anda yang melaporkan karyawan ke polisi, kewajiban upah selama penahanan tidak berlaku.

Langkah 3: Keluarkan Surat Skorsing Sementara

Sambil menunggu proses hukum berjalan, perusahaan berhak mengeluarkan surat skorsing untuk mencegah karyawan masuk kerja — terutama jika posisinya sensitif (akses ke keuangan, data, atau aset perusahaan). Skorsing ini bukan PHK, dan karyawan tetap berstatus karyawan aktif.

Fase 2: Selama Penahanan — Berapa Upah yang Wajib Dibayar?

Ini bagian yang paling sering ditanyakan — dan paling sering salah dipraktikkan.

Ketentuan Upah Berdasarkan Pasal 160 UU No. 13/2003

Jika perusahaan bukan pihak yang mengadukan karyawan:

Catatan penting: "Upah" di sini merujuk pada upah pokok + tunjangan tetap, bukan total take-home pay termasuk tunjangan tidak tetap (lembur, transport harian, dll).

Worked Example: Supervisor Gudang dengan Gaji Rp 8 Juta

Ambil contoh kasus PT Mitra Logistik Nusantara, Surabaya (60 karyawan, distribusi FMCG). Supervisor gudang mereka, Pak Rudi, ditahan polisi atas dugaan penggelapan barang pihak ketiga (bukan pengaduan perusahaan). Struktur gajinya:

• Gaji pokok: Rp 5.500.000
• Tunjangan jabatan (tetap): Rp 1.000.000
• Tunjangan transport (tidak tetap, per kehadiran): Rp 500.000
• Uang makan (tidak tetap): Rp 1.000.000
• Total take-home pay: Rp 8.000.000

Basis perhitungan upah selama penahanan = Rp 5.500.000 + Rp 1.000.000 = Rp 6.500.000

Total kewajiban upah maksimal selama 3 bulan: Rp 9.750.000

So what untuk HR Anda? Jika Anda selama ini membayar 0% atau 100% upah selama penahanan, keduanya berpotensi bermasalah — yang pertama melanggar hak karyawan, yang kedua tidak efisien dan tidak sesuai ketentuan. Hitung ulang berdasarkan tabel di atas dan dokumentasikan setiap pembayaran.

Fase 3: Setelah Putusan Pengadilan — Kapan Boleh PHK dan Berapa Pesangonnya?

Skenario A: Karyawan Divonis Bersalah (Inkrah)

Berdasarkan Pasal 160 ayat (3) UU Ketenagakerjaan jo. PP No. 35 Tahun 2021, perusahaan baru bisa melakukan PHK setelah putusan pengadilan berkekuatan hukum tetap. Jika karyawan terbukti bersalah:

• Jika tindak pidana terkait pekerjaan (misalnya penggelapan aset perusahaan): PHK dapat dilakukan dengan kompensasi 1x UPMK (Uang Penghargaan Masa Kerja) — tanpa uang pesangon dan uang penggantian hak
• Jika tindak pidana tidak terkait pekerjaan (misalnya kasus pribadi): PHK dengan kompensasi 1x pesangon + 1x UPMK + uang penggantian hak

Skenario B: Karyawan Divonis Bebas atau Tidak Terbukti

Jika karyawan dibebaskan pengadilan, perusahaan wajib mempekerjakan kembali karyawan tersebut. Jika perusahaan menolak, maka berlaku ketentuan PHK dengan kompensasi penuh: 2x pesangon + 1x UPMK + uang penggantian hak.

Skenario C: Proses Hukum Berlangsung Lebih dari 6 Bulan

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, jika karyawan masih dalam proses hukum dan penahanan berlangsung lebih dari 6 bulan sehingga mengganggu operasional perusahaan secara signifikan, perusahaan dapat mengajukan PHK dengan alasan "karyawan tidak dapat melakukan pekerjaan selama 6 bulan atau lebih" — namun tetap harus melalui mekanisme bipartit atau mediasi Disnaker.

Kebijakan Internal yang Harus Disiapkan HR Sebelum Kasus Terjadi

Menurut survei SHRM (2022), hanya 23% perusahaan dengan kurang dari 200 karyawan yang memiliki kebijakan tertulis untuk menangani karyawan yang terlibat proses hukum pidana. Artinya, mayoritas HR Manager bereaksi secara ad hoc — dan sering membuat keputusan yang keliru karena tekanan waktu.

Berikut komponen kebijakan yang perlu disiapkan:

1. Klausul "Proses Hukum" di Perjanjian Kerja atau PKB

Masukkan klausul yang mengatur:

• Kewajiban karyawan untuk melaporkan status hukumnya ke HR dalam 1×24 jam setelah penahanan
• Hak perusahaan untuk melakukan skorsing sementara selama proses hukum berlangsung
• Mekanisme pembayaran upah parsial sesuai Pasal 160

2. SOP Internal untuk HR

Buat SOP yang mencakup:

• Checklist 72 jam pertama (verifikasi, notifikasi manajemen, surat skorsing)
• Template surat skorsing yang sudah dikonsultasikan dengan konsultan hukum
• Prosedur pelaporan ke Disnaker setempat
• Jadwal review status karyawan setiap bulan selama proses berlangsung

3. Koordinasi dengan Konsultan Hukum

Untuk UKM dengan 20-100 karyawan, memiliki retainer konsultan hukum ketenagakerjaan adalah investasi yang worth it — biaya retainer bulanan Rp 2-5 juta jauh lebih murah dari potensi gugatan PHK yang bisa mencapai ratusan juta rupiah.

So what untuk HR Anda? Jangan tunggu kasus terjadi baru menyusun kebijakan. Menurut data Kemenaker (2022), kasus perselisihan hubungan industrial yang masuk ke mediasi meningkat 18% dibanding tahun sebelumnya — dan sebagian besar bisa dicegah dengan kebijakan tertulis yang jelas.

Common Mistakes HR yang Paling Sering Terjadi

Berdasarkan pola kasus yang umum ditemui di mediasi Disnaker, berikut kesalahan yang paling sering dilakukan UKM:

1. Langsung PHK di hari penahanan — melanggar Pasal 160, berpotensi diwajibkan bayar pesangon penuh + denda
2. Membayar 0% upah padahal perusahaan bukan pengadu — karyawan bisa menuntut pembayaran upah tertunggak
3. Tidak membedakan tunjangan tetap dan tidak tetap dalam basis perhitungan upah parsial
4. Tidak membuat surat skorsing resmi — tanpa dokumen ini, status karyawan ambigu secara hukum
5. Tidak melaporkan situasi ke Disnaker — untuk kasus yang berpotensi berujung PHK, notifikasi ke Disnaker adalah kewajiban prosedural
6. Mempekerjakan kembali karyawan yang divonis bebas dengan posisi berbeda tanpa persetujuan — ini bisa dianggap sebagai bentuk diskriminasi dan memicu gugatan baru
7. Tidak mendokumentasikan alasan skorsing — jika alasan skorsing tidak jelas, karyawan bisa mengklaim ini sebagai PHK terselubung

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah perusahaan wajib bayar gaji karyawan yang ditahan polisi?

Ya, jika perusahaan bukan pihak yang mengadukan karyawan tersebut. Berdasarkan Pasal 160 UU No. 13 Tahun 2003, perusahaan wajib membayar upah parsial: 75% di bulan pertama, 50% di bulan kedua, dan 25% di bulan ketiga. Mulai bulan keempat, kewajiban upah gugur. Basis perhitungannya adalah upah pokok ditambah tunjangan tetap — bukan total take-home pay.

Bolehkah perusahaan langsung PHK karyawan yang berstatus tersangka?

Tidak boleh. PHK baru dapat dilakukan setelah ada putusan pengadilan yang berkekuatan hukum tetap (inkrah). Melakukan PHK sebelum putusan inkrah adalah pelanggaran prosedural yang bisa membuat perusahaan diwajibkan membayar kompensasi PHK penuh, bahkan jika karyawan terbukti bersalah di kemudian hari.

Berapa pesangon yang harus dibayar jika karyawan terbukti bersalah dan di-PHK?

Tergantung apakah tindak pidana terkait pekerjaan atau tidak. Jika terkait pekerjaan (misalnya penggelapan aset perusahaan), kompensasi adalah 1x Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) tanpa pesangon. Jika tidak terkait pekerjaan, kompensasi adalah 1x pesangon + 1x UPMK + uang penggantian hak, sesuai PP No. 35 Tahun 2021.

Apa yang harus dilakukan jika karyawan divonis bebas oleh pengadilan?

Perusahaan wajib mempekerjakan kembali karyawan tersebut. Jika perusahaan menolak, maka berlaku ketentuan PHK dengan kompensasi penuh: 2x pesangon + 1x UPMK + uang penggantian hak. Penolakan tanpa alasan yang sah dapat dianggap sebagai PHK sepihak yang melanggar hukum.

Apakah FirstPayroll bisa membantu menghitung upah parsial karyawan yang sedang dalam proses hukum?

Ya. FirstPayroll memungkinkan HR Manager mengatur komponen upah secara fleksibel — termasuk menyesuaikan persentase pembayaran upah untuk karyawan dengan status khusus, memisahkan tunjangan tetap dan tidak tetap secara otomatis, dan mendokumentasikan riwayat pembayaran untuk keperluan audit atau mediasi. Tersedia mulai dari Rp 0/bulan untuk tim hingga 5 karyawan.

Langkah Selanjutnya: Action Items untuk HR Manager

Situasi karyawan yang terjerat proses hukum adalah salah satu skenario paling kompleks dalam manajemen SDM — bukan karena aturannya tidak ada, tapi karena aturannya spesifik dan sering tidak diketahui. Berikut action items konkret:

1. Audit PKB atau perjanjian kerja Anda sekarang — apakah sudah ada klausul yang mengatur situasi karyawan dalam proses hukum? Jika belum, ini prioritas pertama.
2. Buat SOP 72 jam untuk respons pertama ketika karyawan ditahan — checklist, template surat skorsing, dan kontak konsultan hukum.
3. Pahami struktur gaji karyawan Anda — pisahkan tunjangan tetap dan tidak tetap sejak awal, karena ini menentukan basis perhitungan upah parsial.
4. Simpan semua dokumentasi — setiap surat, setiap pembayaran, setiap komunikasi dengan karyawan dan pihak berwenang.
5. Gunakan sistem HRIS yang bisa mendokumentasikan status karyawan secara akurat — termasuk riwayat pembayaran upah parsial yang bisa diaudit kapan saja. Coba gratis di FirstPayroll untuk melihat bagaimana sistem ini membantu HR Manager UKM mengelola situasi kompleks seperti ini.

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — termasuk perusahaan yang pernah menghadapi situasi karyawan dalam proses hukum dan membutuhkan sistem yang bisa mendokumentasikan setiap perubahan status dan pembayaran secara akurat.