Cara Menyusun Perjanjian Kerja Bersama (PKB) untuk UKM: Isi Wajib, Proses, dan Kesalahan yang Bikin PKB Tidak Sah

Oktober 2023, seorang HR Manager di perusahaan garmen Bandung dengan 78 karyawan menerima surat resmi dari Federasi Serikat Pekerja Tekstil setempat: mereka meminta perundingan PKB dalam 30 hari. HR Manager itu panik — bukan karena takut serikat pekerja, tapi karena ia bahkan tidak tahu bedanya PKB dengan Peraturan Perusahaan yang sudah ia buat tiga tahun lalu.

Cerita ini bukan pengecualian. Ribuan UKM Indonesia berada di posisi yang sama: sudah punya karyawan 50+, sudah ada serikat pekerja yang terdaftar, tapi masih menganggap Peraturan Perusahaan (PP) sudah cukup. Padahal begitu serikat pekerja mengajukan permintaan perundingan secara resmi, PP tidak lagi relevan — dan PKB yang tidak disusun dengan benar bisa dibatalkan Disnaker, meninggalkan perusahaan tanpa payung hukum sama sekali.

Jawaban Singkat

PKB (Perjanjian Kerja Bersama) berbeda dari Peraturan Perusahaan (PP) dalam satu hal fundamental: PKB adalah hasil perundingan antara pengusaha dan serikat pekerja, sedangkan PP dibuat sepihak oleh pengusaha. UKM wajib membuat PKB — dan PP otomatis tidak berlaku — ketika di perusahaan sudah terbentuk serikat pekerja yang sah dan mengajukan permintaan perundingan secara tertulis, sesuai Pasal 116 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Jika perusahaan Anda sudah memiliki serikat pekerja terdaftar, tidak ada opsi untuk "menunda" PKB — penolakan perundingan bisa berujung sanksi pidana.

PKB vs. Peraturan Perusahaan: Perbedaan yang Sering Disalahpahami UKM

Banyak HR Manager UKM menganggap PKB hanya "versi upgrade" dari PP — lebih tebal, lebih formal, tapi pada dasarnya sama. Ini keliru secara hukum dan berbahaya secara praktis.

Perbedaan paling kritis untuk UKM: PP bisa direvisi pengusaha kapan saja selama masa berlaku (dengan prosedur tertentu), sedangkan PKB tidak bisa diubah sepihak oleh siapapun sebelum masa berlakunya habis. Ini berarti klausul yang Anda setujui saat perundingan akan mengikat perusahaan selama dua tahun penuh — termasuk klausul yang mungkin Anda tanda tangani tanpa memahami implikasinya.

So what untuk HR Anda? Jika perusahaan Anda sudah memiliki serikat pekerja yang terdaftar di Disnaker, audit PP Anda sekarang. Identifikasi klausul mana yang menguntungkan perusahaan — karena begitu PKB berlaku, klausul PP yang lebih menguntungkan karyawan otomatis diambil alih PKB, tapi klausul yang lebih menguntungkan pengusaha bisa hilang jika tidak dinegosiasikan masuk ke PKB.

Kapan UKM Wajib Membuat PKB? Ini Trigger Hukumnya

Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 116–117, PKB wajib dibuat ketika:

1. Sudah ada serikat pekerja yang terdaftar di perusahaan (terdaftar di Disnaker berdasarkan UU No. 21 Tahun 2000 tentang Serikat Pekerja/Serikat Buruh)
2. Serikat pekerja mengajukan permintaan perundingan secara tertulis kepada pengusaha
3. Serikat pekerja mewakili lebih dari 50% karyawan — atau jika tidak ada SP tunggal yang mayoritas, SP dengan anggota terbanyak bisa memimpin perundingan bersama SP lain

Yang sering tidak dipahami UKM: tidak ada ambang batas jumlah karyawan untuk PKB. Perusahaan dengan 15 karyawan pun wajib berunding PKB jika ada serikat pekerja yang sah. Ukuran perusahaan tidak relevan — keberadaan serikat pekerja yang relevan.

Jika pengusaha menolak atau mengabaikan permintaan perundingan selama lebih dari 30 hari, serikat pekerja berhak melaporkan ke Disnaker sebagai perselisihan hubungan industrial — dan pengusaha bisa dikenai sanksi berdasarkan Pasal 185 UU 13/2003 (sanksi pidana penjara 1–4 tahun atau denda Rp 100 juta–Rp 400 juta).

So what untuk HR Anda? Cek status serikat pekerja di perusahaan Anda hari ini. Minta bukti pendaftaran SP ke Disnaker (bukan hanya akta pendirian internal). Jika SP sudah terdaftar dan belum ada PKB, Anda sedang dalam posisi rentan secara hukum.

Isi Wajib PKB: 12 Klausul yang Tidak Boleh Absen

Permenaker No. 28 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan PP serta Pembuatan dan Pendaftaran PKB mengatur bahwa PKB minimal harus memuat:

Klausul Wajib (Pasal 13 Permenaker 28/2014)

1. Nama, tempat kedudukan, dan alamat serikat pekerja
2. Nama, tempat kedudukan, dan alamat perusahaan
3. Nomor dan tanggal pencatatan serikat pekerja di Disnaker
4. Hak dan kewajiban pengusaha
5. Hak dan kewajiban serikat pekerja dan anggotanya
6. Jangka waktu dan tanggal mulai berlakunya PKB
7. Tanda tangan para pihak

Selain klausul wajib, PKB yang kuat untuk UKM harus memuat:

8. Struktur dan skala upah — termasuk mekanisme kenaikan upah tahunan
9. Tunjangan dan fasilitas — transport, makan, kesehatan, dll.
10. Waktu kerja dan lembur — merujuk PP No. 35 Tahun 2021
11. Cuti dan istirahat — termasuk cuti khusus yang melebihi standar UU
12. Mekanisme penyelesaian perselisihan internal sebelum ke Disnaker

Klausul yang Sering Menjebak Pengusaha Kecil

Dari pengalaman pendampingan hubungan industrial, ada tiga klausul yang paling sering merugikan pengusaha UKM karena disetujui tanpa kalkulasi:

1. Kenaikan upah otomatis berbasis inflasi Klausul seperti "upah naik minimal sesuai inflasi tahunan BPS" terdengar wajar — tapi jika inflasi 2024 mencapai 2,8% dan UMK naik 3,5%, perusahaan dengan 60 karyawan bergaji rata-rata Rp 4 juta/bulan harus menyiapkan tambahan biaya Rp 100,8 juta/tahun hanya dari klausul ini, di luar kenaikan UMK yang sudah wajib.

2. Uang pisah untuk pengunduran diri Beberapa PKB menyertakan "uang pisah" untuk karyawan yang mengundurkan diri setelah masa kerja tertentu. Ini bukan kewajiban UU — tapi begitu masuk PKB, menjadi kewajiban kontraktual selama 2 tahun.

3. Fasilitas serikat pekerja yang tidak dibatasi Klausul "pengusaha menyediakan fasilitas yang diperlukan serikat pekerja" tanpa definisi spesifik bisa ditafsirkan sangat luas. Batasi dengan angka konkret: "ruang sekretariat 12 m², 1 unit komputer, dan anggaran operasional Rp X/bulan."

Proses Perundingan PKB yang Benar: 6 Tahap agar Tidak Dibatalkan Disnaker

Berdasarkan Pasal 121–126 UU No. 13 Tahun 2003 dan Permenaker No. 28 Tahun 2014, proses perundingan PKB yang sah harus melalui tahapan berikut:

Tahap 1: Permintaan Perundingan Tertulis Serikat pekerja mengajukan surat permintaan perundingan. Pengusaha wajib merespons dalam 30 hari. Simpan surat ini — ini bukti hukum awal.

Tahap 2: Pembentukan Tim Perunding Masing-masing pihak membentuk tim perunding maksimal 9 orang. Untuk UKM, tim pengusaha biasanya terdiri dari: pemilik/direktur, HR Manager, dan 1 konsultan hukum (opsional tapi sangat dianjurkan).

Tahap 3: Penyusunan Draft Awal Salah satu pihak (biasanya SP) mengajukan draft PKB. Pengusaha berhak mengajukan counter-draft. Proses ini adalah negosiasi — bukan diktasi.

Tahap 4: Perundingan Formal dengan Risalah Setiap sesi perundingan wajib dibuat risalah tertulis yang ditandatangani kedua pihak. Ini adalah syarat formal yang paling sering diabaikan UKM. Tanpa risalah, Disnaker bisa menolak pendaftaran PKB.

Tahap 5: Penandatanganan PKB Setelah semua pasal disepakati, PKB ditandatangani oleh pimpinan pengusaha dan pimpinan serikat pekerja. Jika ada lebih dari 1 SP, semua SP yang ikut berunding harus menandatangani.

Tahap 6: Pendaftaran ke Disnaker PKB didaftarkan (bukan dimohonkan pengesahan) ke Disnaker dalam 30 hari setelah penandatanganan. Disnaker akan memeriksa kelengkapan dokumen dan kesesuaian dengan perundang-undangan. Jika ada klausul yang melanggar UU, Disnaker akan meminta revisi — bukan langsung membatalkan seluruh PKB.

So what untuk HR Anda? Investasi terbesar dalam proses PKB bukan di konten klausulnya — tapi di dokumentasi proses. Siapkan template risalah perundingan sebelum sesi pertama dimulai. Setiap sesi harus menghasilkan dokumen yang bisa dipertanggungjawabkan ke Disnaker.

5 Kesalahan PKB yang Paling Sering Dilakukan UKM

Menurut data Kementerian Ketenagakerjaan, perselisihan hubungan industrial yang berujung ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) masih didominasi oleh perusahaan skala menengah ke bawah — sebagian besar berakar dari PKB yang cacat prosedur atau klausul yang ambigu.

Kesalahan 1: Menyalin PKB perusahaan lain tanpa adaptasi PKB perusahaan manufaktur besar tidak bisa langsung dipakai UKM jasa. Klausul shift kerja, lembur, dan fasilitas harus disesuaikan dengan operasional nyata perusahaan Anda.

Kesalahan 2: Tidak menghitung implikasi finansial setiap klausul Sebelum menyetujui klausul apapun, hitung dulu: "Jika klausul ini berlaku untuk semua karyawan selama 2 tahun, berapa total biayanya?" Gunakan spreadsheet sederhana dengan asumsi skenario terbaik dan terburuk.

Kesalahan 3: PKB tidak menyebut mekanisme perubahan Apa yang terjadi jika ada perubahan regulasi (misalnya UMK naik signifikan) di tengah masa berlaku PKB? Sertakan klausul force majeure dan mekanisme perundingan ulang untuk kondisi luar biasa.

Kesalahan 4: Lupa mendaftarkan PKB ke Disnaker PKB yang tidak terdaftar tidak memiliki kekuatan hukum yang sempurna. Batas waktu pendaftaran adalah 30 hari setelah penandatanganan.

Kesalahan 5: Tidak menyosialisasikan PKB ke seluruh karyawan Pasal 132 UU 13/2003 mewajibkan pengusaha dan SP untuk menyosialisasikan PKB kepada seluruh karyawan. PKB yang tidak disosialisasikan sering menjadi sumber konflik karena karyawan tidak tahu hak mereka.

Contoh Perhitungan: Implikasi Finansial Klausul Upah dalam PKB

Ambil contoh konkret: PT Sinar Abadi Tekstil, Bandung, 55 karyawan, rata-rata gaji Rp 3.800.000/bulan.

Serikat pekerja mengajukan klausul: "Upah pokok naik minimal 5% per tahun, atau sesuai kenaikan UMK, mana yang lebih tinggi."

Kalkulasi implikasi:

Catatan: Angka di atas belum termasuk dampak ke komponen BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan yang dihitung berbasis upah.

Dengan klausul ini, PT Sinar Abadi harus menyiapkan buffer anggaran Rp 125–200 juta per tahun hanya untuk satu klausul upah. Untuk UKM dengan margin tipis, ini bisa signifikan — dan harus dinegosiasikan dengan counter-proposal yang lebih terukur, misalnya: "Kenaikan upah mengikuti kenaikan UMK yang ditetapkan pemerintah, dengan peninjauan tambahan jika kinerja perusahaan mencapai target yang disepakati bersama."

Tips Praktis untuk HR Manager UKM yang Pertama Kali Menyusun PKB

• Minta salinan PKB perusahaan sejenis dari Disnaker setempat — PKB yang sudah terdaftar adalah dokumen publik dan bisa dijadikan referensi
• Libatkan konsultan hubungan industrial sejak draft pertama, bukan setelah ada masalah. Biaya konsultan jauh lebih murah dari biaya perselisihan PHI
• Buat "PKB shadow document" — dokumen internal yang menerjemahkan setiap klausul PKB ke implikasi operasional dan finansial konkret
• Tetapkan agenda perundingan tertulis sebelum setiap sesi — ini mencegah pembahasan melebar dan mempercepat proses
• Jangan setujui klausul "terbuka" tanpa definisi angka atau mekanisme yang jelas. Ambiguitas selalu merugikan pihak yang lebih lemah dalam sengketa
• Simpan semua dokumen perundingan minimal 5 tahun setelah PKB berakhir — ini standar audit hubungan industrial

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apa bedanya PKB dan Peraturan Perusahaan, dan kapan UKM wajib buat PKB?

PKB adalah perjanjian yang dirundingkan bersama antara pengusaha dan serikat pekerja, sedangkan PP dibuat sepihak oleh pengusaha. UKM wajib membuat PKB — dan PP otomatis tidak berlaku — begitu ada serikat pekerja yang sah mengajukan permintaan perundingan tertulis, tanpa memandang jumlah karyawan. FirstPayroll membantu UKM mendokumentasikan komponen gaji dan tunjangan yang menjadi dasar negosiasi PKB, mulai dari Rp 0/bulan untuk tim hingga 5 karyawan.

Berapa lama proses perundingan PKB biasanya berlangsung?

Tidak ada batas waktu maksimum yang ditetapkan UU untuk proses perundingan, tapi praktiknya berkisar 1–6 bulan untuk UKM. Jika perundingan buntu (deadlock), salah satu pihak bisa meminta mediasi Disnaker. Semakin lengkap persiapan dokumen dan data dari kedua pihak, semakin cepat proses perundingan.

Apakah PKB bisa dibatalkan jika ada klausul yang melanggar UU?

Tidak secara otomatis dibatalkan seluruhnya. Berdasarkan Pasal 124 UU 13/2003, klausul yang bertentangan dengan perundang-undangan dinyatakan batal demi hukum — tapi PKB-nya tetap berlaku dengan mengganti klausul tersebut dengan ketentuan UU yang berlaku. Disnaker akan meminta revisi saat proses pendaftaran.

Apakah PKB berlaku untuk karyawan yang bukan anggota serikat pekerja?

Ya. Berdasarkan Pasal 128 UU 13/2003, PKB berlaku untuk semua karyawan di perusahaan tersebut, bukan hanya anggota serikat pekerja yang merundingkannya. Ini penting dipahami pengusaha: PKB yang Anda tanda tangani dengan SP yang beranggotakan 30 orang tetap mengikat 60 karyawan lainnya.

Apa yang terjadi jika masa berlaku PKB habis dan belum ada PKB baru?

Berdasarkan Pasal 123 UU 13/2003, PKB yang habis masa berlakunya tetap berlaku paling lama 1 tahun sambil menunggu PKB baru selesai dirundingkan. Ini memberikan buffer waktu — tapi perundingan PKB baru harus dimulai paling lambat 3 bulan sebelum PKB lama berakhir.

Apakah software HRIS bisa membantu proses penyusunan PKB?

Software HRIS tidak menggantikan proses perundingan hukum, tapi sangat membantu dalam menyediakan data yang dibutuhkan: struktur gaji aktual, komponen tunjangan, data lembur historis, dan kalkulasi implikasi finansial setiap klausul. FirstPayroll, misalnya, menghasilkan laporan komponen upah yang bisa langsung digunakan sebagai basis negosiasi PKB — fitur yang digunakan oleh lebih dari 1.000 karyawan yang dikelola UKM Indonesia di platform ini.

Langkah Selanjutnya: Action Items untuk HR Manager UKM

Jika Anda membaca artikel ini karena sudah ada serikat pekerja di perusahaan Anda, atau karena ingin bersiap sebelum ada, berikut tiga langkah konkret yang bisa dimulai minggu ini:

1. Audit status hukum serikat pekerja — minta bukti pendaftaran SP ke Disnaker. Jika belum terdaftar, PP Anda masih berlaku dan Anda punya waktu untuk mempersiapkan diri.
2. Dokumentasikan semua komponen upah dan tunjangan secara sistematis — ini akan menjadi backbone negosiasi PKB Anda. Tanpa data yang rapi, Anda akan kalah dalam perundingan.
3. Konsultasikan dengan konsultan hubungan industrial sebelum sesi perundingan pertama — bukan setelah PKB ditandatangani.

Untuk mendokumentasikan struktur gaji, tunjangan, dan komponen upah yang akan menjadi dasar negosiasi PKB Anda, coba gratis di FirstPayroll — platform HRIS yang sudah membantu lebih dari 1.000 karyawan UKM Indonesia dikelola dengan data yang rapi dan siap audit.

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — dan data komponen upah yang terstruktur di platform ini telah menjadi referensi konkret bagi HR Manager yang memasuki meja perundingan PKB untuk pertama kalinya.