Cara Menyusun Struktur Gaji yang Adil dan Transparan untuk UKM: Grade, Range, dan Cara Komunikasikan ke Karyawan

Rp 0 — itulah biaya yang dikeluarkan sebagian besar UKM Indonesia untuk merancang sistem penggajian mereka. Bukan karena hemat, tapi karena tidak ada sistem sama sekali. Gaji ditetapkan lewat negosiasi satu per satu, dan hasilnya: dua karyawan dengan jabatan sama bisa bergaji beda Rp 1,5 juta per bulan — tanpa alasan yang bisa dipertanggungjawabkan.

Ketika perbedaan itu bocor — dan selalu bocor — yang tersisa adalah konflik, turnover, dan pertanyaan yang tidak bisa dijawab HR: "Kenapa gaji saya lebih kecil?"

Jawaban Singkat

Cara membuat struktur gaji yang adil untuk perusahaan kecil Indonesia dimulai dari tiga langkah: (1) kelompokkan jabatan ke dalam grade berdasarkan bobot pekerjaan, (2) tentukan salary range tiap grade dengan midpoint mengacu pada data pasar dan UMR setempat, (3) dokumentasikan dalam kebijakan tertulis sesuai amanat PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Tanpa konsultan, proses ini bisa diselesaikan dalam 2–3 minggu oleh HR Manager yang bekerja sendiri. FirstPayroll menyediakan template struktur gaji gratis yang sudah dipakai lebih dari 1.000 karyawan UKM Indonesia.

Kenapa Gaji "Hasil Negosiasi" Akhirnya Meledak

Ambil contoh PT Karya Maju Bersama, perusahaan distribusi FMCG di Surabaya dengan 38 karyawan. Selama lima tahun, pemiliknya menetapkan gaji berdasarkan "feeling" dan tekanan negosiasi saat rekrutmen. Hasilnya: Sales Executive yang bergabung 2019 bergaji Rp 4,2 juta, sementara Sales Executive yang direkrut 2022 — dengan pengalaman lebih sedikit — bergaji Rp 5,1 juta karena pasar tenaga kerja sedang ketat.

Ketika angka itu tersebar di grup WhatsApp karyawan, tiga orang mengajukan resign dalam satu bulan.

Ini bukan cerita unik. Menurut survei Mercer Indonesia Talent Trends 2023, ketidaktransparanan kompensasi masuk dalam tiga besar alasan karyawan meninggalkan perusahaan di segmen UKM — bersama dengan keterbatasan karier dan kepemimpinan yang buruk. Masalahnya bukan selalu soal gaji yang kecil, tapi soal gaji yang tidak bisa dijelaskan.

So what? Jika Anda belum punya struktur gaji tertulis, Anda tidak sedang menghemat waktu — Anda sedang menumpuk risiko. Setiap rekrutmen baru yang dilakukan dengan negosiasi ad hoc memperparah inkonsistensi yang sudah ada. Semakin lama ditunda, semakin besar "hutang" yang harus direkonsiliasi nanti.

Kewajiban Hukum yang Sering Diabaikan UKM

Sebelum masuk ke teknis, ada satu fakta yang perlu digarisbawahi: struktur dan skala upah bukan sekadar best practice — ini kewajiban hukum.

PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan (pengganti PP 78/2015) secara eksplisit mewajibkan setiap pengusaha untuk menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Kewajiban ini berlaku untuk semua perusahaan, termasuk UKM.

Lebih spesifik, Permenaker No. 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah memberikan panduan teknis: bagaimana mengelompokkan jabatan, menentukan rentang upah, dan mendokumentasikannya. Sementara SE Menaker No. M/6/HK.04/IV/2021 menegaskan kembali kewajiban ini pasca-UU Cipta Kerja dan memberikan template sederhana yang bisa langsung diadaptasi.

Sanksi bagi perusahaan yang tidak memiliki struktur upah tertulis: teguran tertulis hingga pembatasan kegiatan usaha — diatur dalam Pasal 59 PP 36/2021.

So what? Jika perusahaan Anda belum punya dokumen struktur upah, Anda sedang dalam kondisi non-compliant. Kabar baiknya: menyusunnya tidak butuh konsultan Rp 50 juta — panduan di bawah ini cukup untuk memulai.

Cara Membangun Salary Grade dari Nol: 4 Langkah Praktis

Langkah 1: Inventarisasi dan Kelompokkan Jabatan

Buat daftar semua jabatan yang ada di perusahaan Anda. Untuk UKM 20–50 karyawan, biasanya ada 15–25 jabatan unik. Kelompokkan berdasarkan bobot pekerjaan — bukan nama jabatan — menggunakan empat faktor sederhana:

Beri skor 1–5 untuk setiap faktor, kalikan dengan bobot, jumlahkan. Jabatan dengan total skor serupa masuk ke grade yang sama.

Untuk PT Karya Maju Bersama, hasilnya bisa seperti ini:

Langkah 2: Tentukan Midpoint Setiap Grade

Midpoint adalah titik tengah salary range — idealnya mencerminkan harga pasar untuk jabatan di grade tersebut. Cara menentukannya:

1. Cek UMR/UMP kota Anda sebagai floor untuk Grade 1
2. Gunakan data survei gaji publik: JobStreet Salary Report, LinkedIn Salary Insights, atau data BPS Survei Angkatan Kerja Nasional (Sakernas)
3. Untuk Grade 2 ke atas, midpoint biasanya 110–130% dari midpoint grade di bawahnya

Contoh konkret untuk Surabaya (UMR 2024: Rp 4.725.479):

Langkah 3: Tentukan Salary Range (Spread)

Setiap grade punya minimum dan maksimum — ini yang disebut salary range atau spread. Aturan praktis:

• Grade rendah (1–2): Spread 20–30% dari midpoint (pasar lebih homogen)
• Grade menengah (3–4): Spread 30–40% dari midpoint
• Grade senior (5+): Spread 40–50% dari midpoint (variasi kompetensi lebih besar)

Formula:

• Minimum = Midpoint ÷ (1 + spread/2)
• Maksimum = Midpoint × (1 + spread/2)

Contoh Grade 2 (midpoint Rp 5.760.000, spread 25%):

• Minimum = Rp 5.760.000 ÷ 1,125 = Rp 5.120.000
• Maksimum = Rp 5.760.000 × 1,125 = Rp 6.480.000

Artinya, Sales Executive baru bisa masuk di Rp 5,1 juta, dan setelah 3–4 tahun dengan performa baik bisa mencapai Rp 6,4 juta — sebelum naik ke Grade 3.

Langkah 4: Rekonsiliasi Gaji Existing

Ini langkah yang paling sensitif. Setelah grade dan range terbentuk, petakan posisi gaji setiap karyawan ke dalam range-nya:

• Di bawah minimum (below range): Prioritas naikan dalam 1–2 siklus review
• Dalam range: Tidak perlu tindakan segera
• Di atas maksimum (red circle): Freeze kenaikan gaji sampai grade atau range direvisi — jangan turunkan gaji

So what? Proses ini memang membutuhkan 2–3 minggu kerja, tapi hasilnya adalah sistem yang bisa Anda gunakan 3–5 tahun ke depan. Setiap keputusan gaji — rekrutmen, promosi, kenaikan tahunan — punya landasan yang bisa dijelaskan.

Cara Mengkomunikasikan Struktur Gaji ke Karyawan Tanpa Resistensi

Membangun sistem adalah 50% pekerjaan. Sisanya adalah komunikasi. Berikut skrip dan pendekatan yang terbukti mengurangi resistensi:

Prinsip Komunikasi: Jelaskan "Mengapa" Sebelum "Apa"

Jangan langsung umumkan grade dan range. Mulai dengan konteks:

"Kami sedang membangun sistem yang lebih adil dan transparan untuk semua orang. Selama ini, gaji ditentukan case by case — dan itu tidak fair untuk siapa pun, termasuk karyawan lama yang loyal. Mulai [tanggal], kami punya struktur yang jelas: setiap jabatan punya range, dan kenaikan gaji punya kriteria yang bisa Anda lihat."

Yang Perlu Dikomunikasikan (dan Yang Tidak)

Skrip untuk Pertanyaan Sulit

Pertanyaan: "Gaji saya lebih kecil dari teman saya yang jabatannya sama."

Jawaban: "Terima kasih sudah tanya langsung. Dalam sistem baru ini, semua [nama jabatan] ada di Grade [X] dengan range Rp [min] – Rp [max]. Posisi Anda saat ini di [titik dalam range], dan dalam review [bulan], kami akan evaluasi berdasarkan [kriteria performa/masa kerja]. Kalau ada yang ingin Anda diskusikan soal target untuk naik, saya siap jadwalkan 1-on-1."

Pertanyaan: "Kenapa range-nya tidak lebih tinggi?"

Jawaban: "Range ini kami susun berdasarkan data pasar untuk industri dan kota kita, plus kemampuan finansial perusahaan saat ini. Kami review setiap tahun — kalau pasar bergerak, range kami ikut bergerak. Yang penting, tidak ada yang gajinya di bawah minimum range."

So what? Karyawan yang mendapat penjelasan logis — bahkan jika hasilnya tidak sepenuhnya menguntungkan mereka — jauh lebih mungkin menerima keputusan dibanding karyawan yang dibiarkan menebak-nebak. Transparansi proses lebih penting dari transparansi angka.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

1. Membuat terlalu banyak grade. UKM 20–50 karyawan cukup dengan 4–6 grade. Lebih dari itu, sistem jadi rumit dan sulit dikelola.

2. Midpoint tidak mengacu data pasar. Jika midpoint terlalu rendah dari pasar, Anda akan kesulitan rekrutmen. Cek minimal dua sumber data eksternal.

3. Tidak ada overlap antar grade. Overlap 15–20% antara maksimum grade bawah dan minimum grade atas adalah normal — ini memberi ruang bagi karyawan senior di grade rendah untuk tetap kompetitif.

4. Langsung umumkan tanpa sosialisasi bertahap. Lakukan dulu 1-on-1 dengan karyawan yang posisinya paling terdampak, baru umumkan ke seluruh tim.

5. Tidak pernah direvisi. Struktur gaji yang tidak diupdate 3+ tahun akan ketinggalan pasar. Jadwalkan review tahunan bersamaan dengan siklus kenaikan gaji.

6. Lupa dokumentasi legal. Sesuai Permenaker No. 1 Tahun 2017, struktur dan skala upah harus terdokumentasi dan bisa ditunjukkan saat inspeksi ketenagakerjaan.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah UKM dengan 10 karyawan wajib punya struktur gaji?

Ya. PP No. 36 Tahun 2021 tidak membedakan skala perusahaan — semua pengusaha wajib menyusun struktur dan skala upah. Untuk perusahaan sangat kecil, struktur sederhana dengan 2–3 grade sudah memenuhi kewajiban hukum dan bisa dibuat dalam satu hari kerja.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat salary grade dari nol?

Untuk UKM 20–50 karyawan tanpa konsultan, proses lengkap — dari inventarisasi jabatan hingga dokumen final — biasanya membutuhkan 2–3 minggu jika dikerjakan paruh waktu oleh satu HR Manager. FirstPayroll menyediakan template struktur gaji yang memangkas waktu ini menjadi 3–5 hari kerja.

Apakah saya harus mengumumkan range gaji ke semua karyawan?

Sesuai SE Menaker No. M/6/HK.04/IV/2021, struktur dan skala upah wajib diumumkan kepada karyawan. Namun, yang diumumkan adalah range per grade — bukan gaji spesifik individu. Anda tidak wajib mengumumkan di mana posisi setiap karyawan dalam range tersebut.

Bagaimana jika ada karyawan yang gajinya sudah di atas maksimum range?

Jangan turunkan gaji — ini melanggar hukum dan merusak kepercayaan. Freeze kenaikan gaji mereka sampai range direvisi atau mereka dipromosikan ke grade lebih tinggi. Komunikasikan secara personal dan hormati kontribusi mereka.

Apakah salary grade harus sama untuk semua departemen?

Tidak harus. Beberapa perusahaan menggunakan broad banding (satu grade untuk banyak jabatan lintas departemen) atau departmental grade (grade berbeda per departemen). Untuk UKM, broad banding lebih sederhana dan lebih mudah dikomunikasikan.

Langkah Selanjutnya: Dari Dokumen ke Sistem

Memiliki dokumen struktur gaji adalah awal. Tantangan berikutnya adalah menjalankannya secara konsisten — setiap rekrutmen, setiap promosi, setiap review tahunan harus mengacu pada sistem yang sama.

Tiga action item untuk minggu ini:

1. Inventarisasi jabatan — buat spreadsheet semua jabatan + gaji saat ini
2. Tentukan 4–5 grade menggunakan empat faktor bobot di atas
3. Hitung midpoint Grade 1 berdasarkan UMR kota Anda, lalu cascade ke atas

Untuk UKM yang ingin proses ini lebih cepat dan langsung terintegrasi dengan penggajian bulanan, coba gratis di FirstPayroll — sistem HRIS yang memungkinkan Anda mengelola salary grade, menjalankan payroll, dan memastikan kepatuhan regulasi dalam satu platform.

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — termasuk perusahaan yang memulai dari nol tanpa sistem HR sama sekali.