Cara Menyusun Kebijakan Titip Absen dan Manipulasi Kehadiran: Prosedur Disiplin, Sanksi, dan Cara Mencegahnya Secara Sistemik

Oktober 2023, seorang HR Manager di perusahaan distribusi logistik Bekasi menerima surat dokter ketiga dari seorang karyawan gudangnya — bulan ketiga berturut-turut. Tidak ada kepastian kapan kembali bekerja. Payroll tetap jalan. Posisi kosong tidak bisa diisi permanen. Dan pertanyaan yang tidak berani ia tanyakan ke siapapun: sampai kapan ini harus berlanjut?

Situasi ini lebih umum dari yang terlihat di permukaan — dan hampir tidak pernah dibahas secara jujur di konten HR Indonesia.

Jawaban Singkat

Ya, perusahaan boleh melakukan PHK terhadap karyawan yang sakit berkepanjangan, tetapi hanya setelah karyawan tersebut tidak masuk kerja selama 12 bulan berturut-turut akibat sakit, dan wajib membayar kompensasi sebesar 2× pesangon + 1× UPMK + 1× uang penggantian hak. Dasar hukumnya adalah PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 36 huruf e jo. UU Cipta Kerja No. 11 Tahun 2020. Sebelum 12 bulan tercapai, perusahaan tetap wajib membayar upah dengan skema yang diatur SE Menaker No. 5 Tahun 1998.

Apa yang Terjadi pada Upah Selama Karyawan Sakit? (Bulan 1–12)

Sebelum bicara PHK, HR Manager perlu memahami kewajiban upah yang berlaku selama masa sakit — karena ini yang paling sering salah dieksekusi.

UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 93 ayat (3) mengatur bahwa pengusaha wajib membayar upah kepada karyawan yang sakit, dengan skema degresif berdasarkan durasi:

SE Menaker No. 5 Tahun 1998 mempertegas skema ini dan menegaskan bahwa kewajiban membayar upah tetap berlaku meskipun karyawan tidak hadir sama sekali — selama sakit dapat dibuktikan dengan surat keterangan dokter yang sah.

So What? Jika perusahaan Anda memotong upah karyawan sakit di luar skema ini — misalnya langsung memotong 50% di bulan pertama — itu adalah pelanggaran yang bisa berujung gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial. Pastikan tim payroll Anda memprogram skema degresif ini dengan benar sejak hari pertama karyawan melapor sakit berkepanjangan.

Kapan Perusahaan Boleh Memulai Proses PHK Karyawan Sakit?

Ini adalah pertanyaan yang paling sering ditanyakan — dan paling sering dijawab keliru.

PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 36 huruf e secara eksplisit menyebut bahwa PHK dapat dilakukan apabila karyawan "mengalami sakit berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat melakukan pekerjaannya setelah melampaui batas 12 (dua belas) bulan."

Artinya: 12 bulan adalah ambang batas minimum yang tidak bisa dinegosiasi ke bawah.

Beberapa hal yang perlu dipahami secara lebih dalam:

1. "12 bulan" dihitung berturut-turut atau kumulatif? Regulasi menggunakan frasa "melampaui batas 12 bulan" tanpa kualifikasi "berturut-turut" secara eksplisit. Dalam praktik PHI (Pengadilan Hubungan Industrial), hakim cenderung menafsirkan ini sebagai 12 bulan kumulatif dalam satu episode sakit yang sama — bukan 12 bulan kalender berturut-turut tanpa jeda. Konsultasikan dengan konsultan hukum ketenagakerjaan untuk kasus spesifik.

2. Apakah perusahaan wajib PHK setelah 12 bulan? Tidak. PHK adalah hak perusahaan, bukan kewajiban. Perusahaan boleh memilih untuk memperpanjang masa tunggu, terutama jika ada indikasi karyawan akan pulih. Namun, jika PHK dipilih, prosedurnya harus mengikuti ketentuan yang berlaku.

3. Bagaimana jika karyawan menolak di-PHK? Karyawan berhak menolak. Dalam hal ini, perusahaan harus mengajukan permohonan penetapan PHK ke Pengadilan Hubungan Industrial melalui mekanisme bipartit → mediasi Disnaker → PHI.

So What? Jangan terburu-buru memproses PHK sebelum 12 bulan hanya karena posisi kosong mengganggu operasional. Risiko gugatan PHI jauh lebih mahal dari biaya merekrut tenaga pengganti sementara. Sebaliknya, jangan juga menunda tanpa batas — ketidakpastian merugikan kedua pihak.

Berapa Kompensasi PHK Karyawan Sakit Berkepanjangan?

Ini bagian yang paling sering membuat HR Manager terkejut — karena kompensasinya lebih besar dari PHK biasa.

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 56, karyawan yang di-PHK karena sakit berkepanjangan berhak atas:

• 2× Uang Pesangon (UP)
• 1× Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK)
• 1× Uang Penggantian Hak (UPH)

Contoh Perhitungan Konkret

Profil karyawan:

• Nama: Budi (fiktif)
• Masa kerja: 7 tahun
• Upah terakhir: Rp 6.000.000/bulan (gaji pokok + tunjangan tetap)
• Alasan PHK: sakit berkepanjangan (13 bulan tidak masuk kerja)

Langkah 1: Hitung Uang Pesangon (UP)

Berdasarkan PP 35/2021 Pasal 40, masa kerja 7 tahun = 8 bulan upah.

UP = 8 × Rp 6.000.000 = Rp 48.000.000

Karena PHK sakit berkepanjangan = 2× UP = Rp 96.000.000

Langkah 2: Hitung UPMK

Masa kerja 7 tahun = 3 bulan upah (PP 35/2021 Pasal 40 ayat 3).

UPMK = 3 × Rp 6.000.000 = Rp 18.000.000

Langkah 3: Hitung UPH

UPH mencakup: cuti tahunan yang belum diambil + biaya ongkos pulang (jika ada) + penggantian perumahan dan pengobatan 15% dari (UP + UPMK).

UPH minimum = 15% × (Rp 96.000.000 + Rp 18.000.000) = Rp 17.100.000

Total kompensasi minimum: Rp 131.100.000

Prosedur PHK Karyawan Sakit: Timeline dan Checklist yang Bisa Langsung Dipakai

Ini adalah bagian yang paling jarang tersedia dalam format yang actionable. Berikut timeline yang realistis berdasarkan praktik di lapangan:

Fase 1: Dokumentasi (Bulan 1–12)

• Terima dan arsipkan surat keterangan dokter setiap bulan
• Proses upah sesuai skema degresif UU 13/2003 Pasal 93
• Kirim surat konfirmasi kondisi ke karyawan setiap 3 bulan (bukti komunikasi aktif)
• Catat semua komunikasi (WhatsApp, email, surat) dalam file karyawan
• Konsultasikan dengan BPJS Kesehatan apakah kondisi masuk kategori penyakit kritis yang ditanggung

Fase 2: Notifikasi Niat PHK (Bulan 12–13)

• Kirim Surat Pemberitahuan Niat PHK secara tertulis ke karyawan
• Sertakan alasan PHK (sakit berkepanjangan, PP 35/2021 Pasal 36 huruf e)
• Lampirkan perhitungan kompensasi yang ditawarkan
• Beri waktu 14 hari untuk karyawan merespons

Fase 3: Perundingan Bipartit (Bulan 13–14)

• Adakan pertemuan bipartit (perusahaan + karyawan/keluarga/kuasa hukum)
• Buat risalah perundingan bipartit yang ditandatangani kedua pihak
• Jika sepakat: buat Perjanjian Bersama (PB) dan daftarkan ke PHI setempat
• Jika tidak sepakat: lanjut ke mediasi Disnaker

Fase 4: Mediasi Disnaker (jika diperlukan)

• Daftarkan perselisihan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat
• Ikuti proses mediasi (maksimal 30 hari kerja)
• Jika mediasi gagal: ajukan gugatan ke PHI

Kesalahan Fatal yang Harus Dihindari HR Manager

Berdasarkan pola kasus yang sering muncul di PHI, berikut kesalahan yang paling mahal konsekuensinya:

1. PHK sebelum 12 bulan tanpa dasar hukum lain Ini adalah kesalahan paling umum. Jika PHK dilakukan di bulan ke-8 atau ke-10 tanpa dasar hukum lain yang sah, karyawan hampir pasti menang di PHI dan perusahaan wajib membayar kompensasi plus upah selama proses sengketa.

2. Tidak membayar upah degresif dengan benar Memotong upah lebih dari yang diizinkan regulasi — atau menghentikan upah sama sekali sebelum PHK sah — adalah pelanggaran yang bisa diproses pidana berdasarkan UU 13/2003.

3. PHK via WhatsApp atau lisan PHK harus dilakukan secara tertulis. Surat PHK yang tidak ada tanda tangan penerimaan dari karyawan dianggap tidak sah secara prosedural.

4. Tidak mendaftarkan Perjanjian Bersama ke PHI Perjanjian Bersama yang tidak didaftarkan ke PHI tidak memiliki kekuatan eksekutorial — artinya jika salah satu pihak ingkar, tidak ada mekanisme paksa yang bisa digunakan.

5. Mengabaikan hak BPJS Ketenagakerjaan Karyawan yang di-PHK karena sakit berkepanjangan berhak atas manfaat Jaminan Hari Tua (JHT) dan berpotensi mendapat manfaat Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP). Pastikan perusahaan tidak menunggak iuran BPJS selama masa sakit.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Karyawan sakit sudah 3 bulan tidak masuk kerja, boleh di-PHK tidak?

Tidak boleh. Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 36 huruf e, PHK karena sakit berkepanjangan baru dapat dilakukan setelah karyawan tidak dapat bekerja selama melampaui 12 bulan. Pada bulan ke-3, perusahaan masih wajib membayar 100% upah dan belum memiliki dasar hukum untuk PHK.

Apakah perusahaan wajib membayar upah jika karyawan sakit tapi tidak ada surat dokter?

Kewajiban membayar upah saat sakit (UU 13/2003 Pasal 93) mensyaratkan adanya keterangan dokter. Jika karyawan tidak dapat menyerahkan surat dokter yang sah, perusahaan secara hukum dapat memperlakukan ketidakhadiran tersebut sebagai mangkir — bukan sakit. Namun, tetap dokumentasikan komunikasi dan berikan kesempatan karyawan untuk menyerahkan dokumen.

Berapa pesangon karyawan sakit berkepanjangan yang di-PHK setelah 5 tahun bekerja?

Masa kerja 5 tahun = 6 bulan upah pesangon (PP 35/2021 Pasal 40). Karena PHK sakit berkepanjangan mendapat 2× pesangon, maka UP = 12 bulan upah. Ditambah UPMK 2 bulan upah (masa kerja 5–6 tahun) dan UPH 15% dari (UP + UPMK). Dengan upah Rp 5 juta/bulan, total minimum sekitar Rp 81,2 juta.

Apakah karyawan yang sakit akibat kecelakaan kerja diperlakukan sama?

Secara regulasi, PP 35/2021 Pasal 36 huruf e menyebut keduanya dalam satu klausul yang sama. Namun, karyawan yang sakit akibat kecelakaan kerja juga berhak atas santunan dari BPJS Ketenagakerjaan program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) — yang terpisah dari kompensasi PHK. Pastikan laporan kecelakaan kerja sudah diajukan ke BPJS Ketenagakerjaan sejak awal.

Bagaimana jika karyawan sakit menolak di-PHK dan tidak mau berunding?

Perusahaan harus tetap menjalankan prosedur: kirim surat bipartit secara tertulis (bisa via pos tercatat), dokumentasikan bahwa karyawan tidak merespons, lalu lanjutkan ke mediasi Disnaker. Jangan melakukan PHK sepihak tanpa penetapan PHI — ini akan membuat PHK dianggap tidak sah.

Langkah Selanjutnya untuk HR Manager

Menangani karyawan sakit berkepanjangan adalah salah satu situasi paling kompleks dalam manajemen SDM — karena melibatkan empati, hukum, dan operasional bisnis secara bersamaan. Berikut tiga langkah konkret yang bisa Anda mulai hari ini:

1. Audit dokumentasi sekarang. Jika ada karyawan yang sedang dalam kondisi sakit berkepanjangan, periksa apakah semua surat dokter sudah diarsipkan dan apakah upah sudah diproses sesuai skema degresif yang benar.

2. Buat kebijakan tertulis internal. Susun SOP "Karyawan Sakit Berkepanjangan" yang mencakup: prosedur pelaporan, jadwal pengiriman surat dokter, skema upah, dan trigger untuk memulai proses bipartit. Kebijakan tertulis melindungi perusahaan dan memberikan kepastian kepada karyawan.

3. Konsultasikan dengan konsultan hukum ketenagakerjaan sebelum mengirim surat niat PHK pertama. Biaya konsultasi jauh lebih kecil dari biaya sengketa PHI yang rata-rata memakan waktu 6–18 bulan.

Untuk memastikan upah degresif karyawan sakit dihitung dan diproses dengan benar setiap bulan tanpa risiko kesalahan manual, coba gratis di FirstPayroll — sistem payroll yang dirancang untuk kepatuhan regulasi ketenagakerjaan Indonesia, termasuk skenario kompleks seperti ini.

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — termasuk perusahaan yang menghadapi situasi karyawan sakit berkepanjangan dan membutuhkan audit historis payroll yang akurat.