Upah Proses Pasca PHK: Berapa Lama Perusahaan Wajib Bayar dan Kapan Kewajiban Ini Berakhir?

Oktober 2023, seorang HR Manager di perusahaan distribusi logistik Surabaya menerima surat gugatan dari mantan karyawannya ke Pengadilan Hubungan Industrial — bukan soal pesangon yang kurang, tapi soal upah proses PHK yang tidak pernah dibayarkan selama 4 bulan proses berlangsung. Total tuntutan: Rp 28 juta per orang, untuk 7 karyawan. Rp 196 juta yang sama sekali tidak dianggarkan.

Ini bukan kasus langka. Upah proses PHK adalah salah satu kewajiban yang paling sering luput dari radar UKM Indonesia — bukan karena tidak mau bayar, tapi karena tidak tahu bahwa kewajiban ini ada, kapan berlakunya, dan kapan berakhirnya.

Jawaban Singkat

Ya, perusahaan wajib tetap membayar upah karyawan yang sudah di-PHK selama proses PHK belum selesai secara hukum — selama belum ada penetapan atau putusan yang berkekuatan hukum tetap dari lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Kewajiban ini diatur dalam UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 155 ayat (2) dan diperkuat oleh Putusan Mahkamah Konstitusi No. 37/PUU-IX/2011. Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, durasi pembayaran upah proses ini dibatasi maksimal 12 bulan — setelah itu kewajiban dianggap selesai meski proses hukum masih berjalan. FirstPayroll membantu UKM mencatat dan menghitung upah proses secara otomatis agar tidak menjadi temuan audit.

Apa Itu Upah Proses PHK dan Mengapa UKM Sering Mengabaikannya?

Ketika perusahaan memutus hubungan kerja dengan karyawan, ada tiga komponen finansial utama yang wajib dipenuhi: pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak. Mayoritas artikel — dan mayoritas HR Manager — berhenti di sini.

Yang sering terlewat adalah upah proses: kewajiban perusahaan untuk terus membayar upah karyawan selama proses PHK belum memiliki kekuatan hukum tetap. Artinya, sejak surat PHK dikirimkan hingga ada putusan final dari Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) atau kesepakatan bipartit yang sah, perusahaan tetap harus membayar gaji — meski karyawan tersebut sudah tidak masuk kerja.

Mengapa UKM sering mengabaikan ini? Ada tiga alasan utama:

1. Asumsi bahwa PHK = selesai. Banyak pemilik UKM mengira bahwa begitu surat PHK dikirim, kewajiban gaji otomatis berhenti.
2. Tidak ada sistem pencatatan yang memisahkan status karyawan. Ketika karyawan sudah tidak aktif, sistem payroll manual sering langsung menghapus mereka dari daftar gaji.
3. Proses PHK dianggap urusan HRD, bukan urusan keuangan. Padahal implikasi finansialnya bisa sangat signifikan.

So what? Jika perusahaan Anda sedang atau akan melakukan PHK — bahkan untuk 1 karyawan — pastikan tim keuangan dan HR sudah sinkron soal kewajiban upah proses ini. Ini bukan domain HR semata; ini kewajiban finansial yang harus masuk ke proyeksi arus kas.

Dasar Hukum Upah Proses: Dari UU 13/2003 hingga Putusan MK

Regulasi upah proses PHK di Indonesia memiliki sejarah hukum yang berlapis — dan memahami lapisannya penting agar Anda tidak salah interpretasi.

UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 155 Ayat (2)

Pasal ini menyatakan bahwa selama putusan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial belum ditetapkan, baik pengusaha maupun pekerja harus tetap melaksanakan segala kewajibannya. Artinya: perusahaan wajib bayar upah, karyawan wajib masuk kerja — atau jika karyawan dibebaskan dari kewajiban kerja (skorsing), perusahaan tetap wajib bayar upah penuh.

Putusan Mahkamah Konstitusi No. 37/PUU-IX/2011

Putusan MK ini adalah titik balik penting. Sebelumnya, Pasal 155 ayat (2) UU 13/2003 mensyaratkan penetapan dari lembaga bipartit atau mediasi sebelum PHK bisa dilaksanakan — yang dalam praktiknya membuat proses PHK sangat panjang dan tidak pasti.

Putusan MK No. 37/PUU-IX/2011 mengklarifikasi bahwa pengusaha dapat melaksanakan PHK setelah memberitahukan kepada pekerja, namun kewajiban membayar upah proses tetap berlaku hingga ada putusan berkekuatan hukum tetap. Ini yang sering disalahpahami: PHK bisa "dijalankan" lebih awal, tapi kewajiban finansialnya belum selesai.

PP No. 35 Tahun 2021: Pembatasan 12 Bulan

Inilah regulasi yang paling krusial untuk UKM dan yang paling sering tidak diketahui. PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, dan PHK — yang merupakan turunan dari UU No. 6 Tahun 2023 (Perppu Cipta Kerja yang disahkan) — membatasi durasi kewajiban upah proses maksimal 12 bulan.

Pasal 36 PP 35/2021 mengatur bahwa dalam hal terjadi perselisihan PHK, pengusaha wajib membayar upah selama proses penyelesaian perselisihan berlangsung, dengan batas waktu yang tidak melebihi 12 bulan. Setelah 12 bulan, kewajiban upah proses dianggap selesai — meski proses hukum di PHI masih berjalan.

So what? Untuk HR Manager yang sedang mengelola kasus PHK yang berlarut-larut di PHI, ini adalah informasi kritis: Anda tidak perlu membayar upah proses selamanya. Setelah 12 bulan terhitung sejak PHK diberitahukan, kewajiban upah proses berakhir secara hukum — meski sidang PHI masih berlangsung. Dokumentasikan tanggal mulai dengan cermat.

Berapa Besaran Upah Proses yang Harus Dibayar?

Upah proses dihitung berdasarkan upah terakhir yang diterima karyawan — bukan upah minimum, bukan rata-rata, tapi upah aktual terakhir sebelum PHK.

Komponen yang Masuk dalam Upah Proses

Berdasarkan praktik dan yurisprudensi PHI, upah proses mencakup:

Contoh Perhitungan Upah Proses

Kasus: PT Karya Mandiri Sejahtera, Bekasi (75 karyawan, industri garmen), mem-PHK seorang supervisor produksi dengan detail berikut:

• Gaji pokok: Rp 6.500.000/bulan
• Tunjangan jabatan (tetap): Rp 1.000.000/bulan
• Tunjangan transport (tetap): Rp 500.000/bulan
• Uang makan harian (tidak tetap): Rp 600.000/bulan (rata-rata)
• Lembur rata-rata: Rp 800.000/bulan

Upah proses per bulan:

• Gaji pokok: Rp 6.500.000
• Tunjangan jabatan: Rp 1.000.000
• Tunjangan transport: Rp 500.000
• Total upah proses: Rp 8.000.000/bulan

Uang makan harian dan lembur tidak masuk karena bersifat tidak tetap dan bergantung pada kehadiran/kerja aktual.

Jika proses PHK berlangsung 8 bulan hingga ada putusan PHI: Total kewajiban upah proses: Rp 8.000.000 × 8 = Rp 64.000.000

Jika proses berlangsung lebih dari 12 bulan, kewajiban maksimal: Rp 8.000.000 × 12 = Rp 96.000.000

So what? Untuk UKM dengan 20-50 karyawan yang melakukan PHK massal, angka ini bisa sangat material. Sebelum memutuskan PHK, lakukan proyeksi upah proses sebagai bagian dari total biaya PHK — bukan hanya pesangon.

Kapan Kewajiban Upah Proses Berakhir?

Ini adalah pertanyaan yang paling sering ditanyakan HR Manager ke konsultan hukum ketenagakerjaan — dan jawabannya tidak sesederhana yang dikira.

Skenario 1: Kesepakatan Bipartit

Jika perusahaan dan karyawan mencapai kesepakatan di tingkat bipartit (langsung antara perusahaan dan karyawan), kewajiban upah proses berakhir pada tanggal kesepakatan ditandatangani. Ini adalah skenario paling cepat dan paling hemat biaya.

Skenario 2: Mediasi di Dinas Ketenagakerjaan

Jika bipartit gagal dan masuk ke mediasi di Disnaker, kewajiban upah proses berakhir ketika anjuran mediator diterima kedua pihak dan dituangkan dalam perjanjian bersama yang didaftarkan ke PHI.

Skenario 3: Putusan PHI

Jika kasus masuk ke Pengadilan Hubungan Industrial, kewajiban upah proses berakhir ketika putusan PHI berkekuatan hukum tetap — atau setelah 12 bulan sejak PHK diberitahukan, mana yang lebih dulu.

Skenario 4: Karyawan Menolak Bekerja Selama Skorsing

Jika perusahaan menginstruksikan karyawan untuk tetap masuk kerja selama proses berlangsung (bukan diskorsing), dan karyawan menolak tanpa alasan sah, perusahaan dapat berargumen bahwa kewajiban upah proses gugur. Namun ini area abu-abu hukum yang membutuhkan dokumentasi ketat.

Cara Mencatat Upah Proses di Payroll Agar Tidak Jadi Temuan Audit

Ini adalah bagian yang paling jarang dibahas — dan paling kritis untuk UKM yang tidak punya tim legal internal.

Kesalahan Umum dalam Pencatatan Payroll

Menurut pengalaman praktisi HR yang menangani audit ketenagakerjaan, ada tiga kesalahan pencatatan yang paling sering ditemukan:

1. Karyawan langsung dihapus dari sistem payroll begitu surat PHK dikirim — padahal kewajiban upah proses masih berjalan.
2. Upah proses dicatat sebagai "pesangon dicicil" — ini keliru secara akuntansi dan bisa menimbulkan masalah pajak karena pesangon dan upah proses memiliki perlakuan PPh 21 yang berbeda.
3. BPJS dinonaktifkan prematur — sebelum proses PHK selesai secara hukum.

Praktik Pencatatan yang Benar

Langkah 1: Buat status karyawan khusus di sistem HRIS: "Dalam Proses PHK" — berbeda dari "Aktif" dan "Tidak Aktif/Resign".

Langkah 2: Catat upah proses sebagai pos tersendiri dalam payroll — bukan gaji reguler, bukan pesangon. Ini penting untuk pelaporan PPh 21 yang benar.

Langkah 3: Dokumentasikan tanggal mulai upah proses (tanggal pemberitahuan PHK) dan tanggal berakhir (tanggal kesepakatan/putusan atau bulan ke-12).

Langkah 4: Pastikan iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan tetap dibayarkan selama masa upah proses.

Langkah 5: Simpan semua dokumen: surat PHK, bukti pembayaran upah proses, dan dokumen penyelesaian perselisihan — minimal 5 tahun untuk keperluan audit.

Tips Praktis: Checklist Upah Proses PHK untuk HR Manager

Gunakan checklist ini setiap kali perusahaan Anda memproses PHK:

• Hitung total potensi upah proses sebelum memutuskan PHK — masukkan ke proyeksi biaya total
• Tandai tanggal pemberitahuan PHK sebagai hari pertama kewajiban upah proses
• Pisahkan status karyawan di sistem HRIS: "Dalam Proses PHK" ≠ "Tidak Aktif"
• Jangan nonaktifkan BPJS sebelum ada putusan/kesepakatan final
• Catat upah proses sebagai pos terpisah dari gaji reguler dan pesangon di payroll
• Potong PPh 21 dari upah proses sesuai ketentuan — upah proses bukan objek pajak final
• Dokumentasikan semua komunikasi terkait proses PHK dengan timestamp
• Set reminder 12 bulan dari tanggal pemberitahuan PHK — batas maksimum kewajiban upah proses
• Konsultasikan ke konsultan hukum ketenagakerjaan jika kasus masuk ke PHI

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah perusahaan wajib bayar upah proses jika karyawan di-PHK karena kesalahan berat?

Tidak secara otomatis. Untuk PHK karena kesalahan berat (seperti yang diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021), perusahaan dapat mengajukan permohonan ke PHI untuk tidak membayar upah proses. Namun selama proses pengajuan tersebut berlangsung dan belum ada putusan, kewajiban upah proses secara teknis masih berlaku — kecuali ada kesepakatan bipartit yang membebaskan perusahaan dari kewajiban ini.

Berapa lama maksimum perusahaan wajib membayar upah proses PHK?

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, maksimum 12 bulan terhitung sejak tanggal pemberitahuan PHK kepada karyawan. Setelah 12 bulan, kewajiban upah proses berakhir meski proses hukum di PHI masih berlangsung. FirstPayroll dapat membantu mencatat tanggal mulai dan menghitung total kewajiban upah proses secara otomatis.

Bagaimana perlakuan PPh 21 untuk upah proses PHK?

Upah proses diperlakukan sebagai penghasilan reguler — bukan pesangon — sehingga dikenakan PPh 21 dengan tarif progresif biasa (bukan tarif final 0-5% seperti pesangon). Ini penting untuk pelaporan SPT Masa PPh 21 yang benar. Kesalahan klasifikasi ini sering menjadi temuan saat pemeriksaan pajak.

Apakah karyawan yang diskorsing selama proses PHK tetap berhak atas upah proses?

Ya. Skorsing selama proses PHK tidak menghapus kewajiban upah proses. Pasal 155 ayat (3) UU No. 13 Tahun 2003 secara eksplisit menyatakan bahwa pengusaha dapat melakukan penyimpangan dengan melakukan skorsing kepada pekerja, namun tetap wajib membayar upah beserta hak-hak lainnya yang biasa diterima pekerja.

Kapan kewajiban upah proses PHK resmi berakhir?

Kewajiban berakhir pada salah satu dari kondisi berikut — mana yang lebih dulu terjadi: (1) tercapainya kesepakatan bipartit yang sah, (2) diterimanya anjuran mediator oleh kedua pihak, (3) putusan PHI berkekuatan hukum tetap, atau (4) 12 bulan sejak tanggal pemberitahuan PHK berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021.

Kesimpulan: Upah Proses Bukan Pilihan, Ini Kewajiban Hukum

Upah proses PHK adalah kewajiban yang tidak bisa diabaikan — bukan karena alasan moral semata, tapi karena konsekuensi hukum dan finansialnya nyata. Gugatan ke PHI atas upah proses yang tidak dibayar bisa menghasilkan putusan yang jauh lebih mahal dari nilai upah proses itu sendiri, ditambah biaya hukum dan reputasi.

Action items untuk HR Manager dan pemilik UKM:

1. Audit proses PHK yang sedang berjalan — pastikan upah proses sudah dicatat dan dibayarkan dengan benar
2. Update sistem HRIS untuk memiliki status karyawan "Dalam Proses PHK" yang terpisah
3. Briefing tim keuangan bahwa upah proses adalah kewajiban yang harus masuk proyeksi arus kas, bukan hanya urusan HR
4. Simpan dokumentasi tanggal pemberitahuan PHK sebagai titik awal perhitungan 12 bulan
5. Konsultasikan ke ahli sebelum memutuskan PHK massal — biaya konsultasi jauh lebih kecil dari potensi gugatan

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — termasuk pencatatan upah proses PHK yang terpisah dari komponen gaji reguler dan pesangon, sehingga tidak menjadi temuan audit pajak maupun ketenagakerjaan.