Cara Tangani Karyawan yang Sering Absen Tanpa Keterangan: Prosedur Hukum yang Benar

Oktober 2023, seorang HR Manager di perusahaan distribusi logistik Bekasi mendapati satu karyawan gudangnya tidak masuk selama 6 hari berturut-turut — tanpa kabar, tanpa surat, tanpa WhatsApp. Atasannya langsung minta: "Pecat saja." HR-nya menurut, langsung keluarkan surat PHK. Tiga bulan kemudian, perusahaan itu duduk di meja mediasi Disnaker dengan potensi kewajiban pesangon 2x ketentuan karena prosedur PHK-nya cacat hukum.

Kasus seperti ini bukan pengecualian. Ini pola yang berulang — dan hampir selalu bisa dihindari kalau HR tahu persis apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat menghadapi karyawan absen tanpa keterangan.

Jawaban Singkat

Tidak. Perusahaan tidak boleh langsung mem-PHK karyawan yang tidak masuk tanpa keterangan, meskipun sudah 5 hari berturut-turut. UU 13/2003 Pasal 168 mensyaratkan perusahaan mengirimkan minimal 2 surat panggilan tertulis yang patut sebelum PHK karena mangkir dapat diproses secara sah. Tanpa prosedur ini, PHK bisa dinyatakan batal demi hukum dan perusahaan wajib membayar kompensasi penuh.

Mengapa "Langsung PHK" Adalah Jebakan Hukum yang Mahal

Intuisi banyak manajer saat melihat karyawan menghilang adalah: ini sudah jelas pelanggaran, langsung saja diputus. Logikanya masuk akal secara bisnis. Tapi hukum ketenagakerjaan Indonesia tidak bekerja dengan logika bisnis — ia bekerja dengan prosedur.

UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 168 ayat (1) menyatakan bahwa karyawan yang mangkir selama 5 hari kerja atau lebih secara berturut-turut dan telah dipanggil oleh pengusaha 2 kali secara patut dan tertulis, dapat diputus hubungan kerjanya karena dikualifikasikan mengundurkan diri. Kata kuncinya: telah dipanggil 2 kali secara patut dan tertulis. Bukan setelah 5 hari langsung PHK.

PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 51 mempertegas mekanisme ini dalam konteks regulasi turunan UU Cipta Kerja — prosedur pemanggilan tetap menjadi syarat mutlak sebelum PHK karena mangkir dapat dianggap sah.

So what untuk HR Anda? Setiap hari karyawan tidak masuk tanpa keterangan, jam Anda berjalan — tapi bukan untuk menghitung kapan bisa PHK. Jam itu berjalan untuk membangun dokumentasi prosedural yang akan melindungi perusahaan Anda di kemudian hari. Mulai dokumentasi sejak hari pertama ketidakhadiran.

Prosedur Hukum yang Benar: Flow 5 Langkah untuk HR

Berikut adalah alur yang aman secara hukum — bukan yang paling cepat, tapi yang paling defensible jika suatu hari berakhir di meja mediasi atau pengadilan hubungan industrial.

Langkah 1 — Hari 1-2: Verifikasi dan Dokumentasi Awal

Sebelum apapun, pastikan ketidakhadiran memang tanpa keterangan. Cek:

• Apakah ada izin yang diajukan tapi tidak tercatat sistem?
• Apakah atasan langsung sudah dihubungi?
• Apakah ada kondisi darurat (kecelakaan, rawat inap) yang belum dilaporkan?

Catat semua upaya komunikasi informal ini — tanggal, jam, media (WhatsApp, telepon), dan hasilnya. Ini akan menjadi bagian dari dokumentasi "itikad baik" perusahaan.

Langkah 2 — Hari ke-3 atau ke-4: Surat Panggilan Pertama

Jika tidak ada respons setelah upaya komunikasi informal, kirimkan Surat Panggilan Pertama secara tertulis dan resmi. Surat ini harus:

• Dikirim ke alamat domisili terakhir yang tercatat di data karyawan
• Menggunakan pos tercatat atau kurir dengan bukti pengiriman
• Menyebutkan secara eksplisit: nama karyawan, tanggal-tanggal ketidakhadiran, permintaan klarifikasi, dan batas waktu respons
• Ditandatangani oleh pejabat berwenang (HRD atau Direktur)

Langkah 3 — Setelah Batas Waktu Surat Pertama: Surat Panggilan Kedua

Jika karyawan tidak merespons surat pertama dalam batas waktu yang ditentukan (lazimnya 3-5 hari kerja), kirimkan Surat Panggilan Kedua dengan prosedur yang sama. Surat kedua ini secara eksplisit menyatakan bahwa ini adalah panggilan terakhir dan ketidakhadiran akan dikualifikasikan sebagai pengunduran diri.

Dua surat panggilan ini adalah minimum legal berdasarkan Pasal 168 UU 13/2003. Beberapa perusahaan mengirim tiga surat untuk lapisan perlindungan tambahan — ini diperbolehkan dan bahkan dianjurkan untuk kasus yang berpotensi sengketa.

Langkah 4 — Setelah Surat Kedua Tidak Direspons: Proses PHK

Setelah dua surat panggilan tertulis yang patut tidak direspons, perusahaan baru dapat memproses PHK dengan kualifikasi mengundurkan diri. Konsekuensi finansialnya berbeda signifikan dari PHK biasa:

So what untuk HR Anda? Kualifikasi "mengundurkan diri" karena mangkir secara signifikan mengurangi kewajiban finansial perusahaan — tapi hanya jika prosedur dua surat panggilan dijalankan dengan benar. Tanpa prosedur itu, kualifikasi ini tidak berlaku dan perusahaan bisa terkena kewajiban pesangon penuh.

Langkah 5 — Dokumentasi Final dan Pelaporan

Setelah PHK diproses, buat Surat Keterangan Pemutusan Hubungan Kerja yang mencantumkan:

• Kronologi ketidakhadiran dengan tanggal spesifik
• Referensi dua surat panggilan (nomor surat, tanggal kirim, bukti pengiriman)
• Dasar hukum: UU 13/2003 Pasal 168
• Hak-hak yang telah/akan dibayarkan

Simpan seluruh dokumentasi minimal 5 tahun — ini standar audit ketenagakerjaan.

Kapan Surat Peringatan (SP) Diperlukan — dan Kapan Tidak

Ini salah satu area yang paling sering membingungkan HR: apakah surat peringatan karyawan (SP1, SP2, SP3) harus dikeluarkan sebelum PHK karena mangkir?

Jawabannya: tidak selalu, tapi tergantung konteks.

Skenario A — Mangkir murni (tidak ada riwayat pelanggaran sebelumnya): Prosedur yang berlaku adalah Pasal 168 — dua surat panggilan, bukan SP. SP adalah instrumen untuk pelanggaran disiplin yang bersifat progresif. Mangkir yang dikualifikasikan sebagai pengunduran diri memiliki jalur hukumnya sendiri.

Skenario B — Mangkir sebagai bagian dari pola pelanggaran berulang: Jika karyawan sudah pernah mendapat SP karena ketidakhadiran sebelumnya, dan mangkir kali ini terjadi dalam masa berlaku SP, maka perusahaan bisa menggunakan jalur SP3 → PHK dengan dasar pelanggaran berat. Ini jalur yang berbeda dengan Pasal 168.

Skenario C — Mangkir disertai dugaan pelanggaran lain: Misalnya karyawan menghilang setelah insiden di tempat kerja. Ini bisa masuk kategori pelanggaran berat yang memerlukan investigasi terpisah sebelum PHK diproses.

Contoh Perhitungan Hak Karyawan yang Di-PHK Karena Mangkir

Kasus: Budi, karyawan PT Karya Maju Sentosa (perusahaan distribusi, 60 karyawan, Bekasi), masa kerja 4 tahun 3 bulan, gaji pokok Rp 5.500.000/bulan. Budi mangkir 7 hari berturut-turut, tidak merespons dua surat panggilan. PHK dikualifikasikan sebagai mengundurkan diri.

Bandingkan jika PHK dilakukan tanpa prosedur yang benar dan dikualifikasikan sebagai PHK sepihak: pesangon 2x ketentuan untuk masa kerja 4 tahun = 6 bulan gaji × 2 = Rp 66.000.000 — belum termasuk uang penghargaan dan penggantian hak. Selisihnya lebih dari Rp 50 juta untuk satu karyawan.

So what untuk HR Anda? Prosedur yang benar bukan hanya soal kepatuhan hukum — ini soal efisiensi finansial yang sangat nyata. Untuk UKM dengan margin tipis, selisih Rp 50 juta per kasus bisa sangat material.

Kesalahan Prosedural yang Paling Sering Dilakukan HR

Berdasarkan pola kasus yang umum terjadi di mediasi Disnaker, berikut kesalahan yang paling sering membuat perusahaan kalah:

1. Surat panggilan dikirim via WhatsApp atau email saja — tidak memenuhi syarat "tertulis dan patut" menurut hukum. Harus ada bukti pengiriman fisik ke alamat domisili.

2. Tidak menyimpan bukti pengiriman — resi pos hilang, kurir tidak memberikan tanda terima. Tanpa bukti, surat dianggap tidak pernah dikirim.

3. Menghitung 5 hari kalender, bukan 5 hari kerja — Pasal 168 menyebut "5 hari kerja". Sabtu-Minggu tidak dihitung jika perusahaan menerapkan 5 hari kerja.

4. Langsung memblokir akses sistem dan mengosongkan loker sebelum PHK resmi — ini bisa dianggap sebagai tindakan sepihak yang memperlemah posisi perusahaan.

5. Tidak mencantumkan dasar hukum di surat PHK — surat PHK tanpa referensi Pasal 168 lebih mudah digugat karena tidak jelas kualifikasinya.

6. Menunda proses terlalu lama — beberapa HR menunggu berminggu-minggu sebelum mengirim surat panggilan pertama. Ini menciptakan ambiguitas tentang kapan "5 hari kerja" mulai dihitung.

Tips Praktis: Sistem Pencatatan Absensi yang Defensible Secara Hukum

Prosedur hukum yang benar hanya bisa dijalankan jika data absensi Anda akurat dan terdokumentasi dengan baik. Untuk UKM dengan 20-100 karyawan, ini beberapa praktik yang dianjurkan:

• Gunakan sistem absensi digital yang mencatat timestamp otomatis — bukan buku absen manual yang bisa dimanipulasi atau hilang
• Tetapkan SOP eskalasi yang jelas: jika karyawan tidak hadir tanpa keterangan di hari ke-1, siapa yang harus dihubungi dan dalam berapa jam
• Simpan log komunikasi — screenshot WhatsApp, catatan telepon, email — sebagai bagian dari file karyawan
• Audit data karyawan secara berkala — pastikan alamat domisili di database selalu update. Surat panggilan yang dikirim ke alamat lama tidak memenuhi syarat "patut"
• Buat template surat panggilan yang sudah direview legal counsel — jangan buat dari nol saat situasi sudah darurat

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Bolehkah perusahaan langsung PHK karyawan yang tidak masuk tanpa keterangan?

Tidak. Berdasarkan UU 13/2003 Pasal 168, perusahaan wajib mengirimkan minimal 2 surat panggilan tertulis yang patut sebelum PHK karena mangkir dapat diproses. PHK yang dilakukan tanpa prosedur ini berisiko dinyatakan tidak sah dan perusahaan dapat diwajibkan membayar pesangon penuh.

Berapa hari karyawan harus absen sebelum bisa diproses PHK karena mangkir?

Minimal 5 hari kerja berturut-turut, sesuai UU 13/2003 Pasal 168. Perhatikan bahwa yang dihitung adalah hari kerja, bukan hari kalender. Hari libur dan hari istirahat mingguan tidak dihitung dalam periode 5 hari ini.

Apakah karyawan yang di-PHK karena mangkir berhak atas pesangon?

Tidak mendapat uang pesangon, karena PHK karena mangkir dikualifikasikan sebagai pengunduran diri. Namun karyawan tetap berhak atas uang penghargaan masa kerja (jika masa kerja ≥ 3 tahun) dan uang penggantian hak (sisa cuti, dll). FirstPayroll menghitung komponen ini secara otomatis berdasarkan data masa kerja dan sisa cuti karyawan.

Apakah surat peringatan (SP) harus dikeluarkan sebelum PHK karena mangkir?

Tidak selalu. Untuk kasus mangkir murni yang diproses berdasarkan Pasal 168, prosedurnya adalah dua surat panggilan — bukan SP. SP diperlukan jika mangkir diproses sebagai pelanggaran disiplin progresif, bukan sebagai kualifikasi pengunduran diri.

Bagaimana jika karyawan tiba-tiba muncul setelah surat panggilan kedua dikirim?

Perusahaan wajib memberikan kesempatan karyawan untuk memberikan klarifikasi. Jika alasannya dapat diterima (misalnya kondisi darurat yang dapat dibuktikan), proses PHK dapat dihentikan. Jika tidak dapat diterima, proses PHK tetap dapat dilanjutkan dengan dokumentasi bahwa klarifikasi telah diberikan dan dinilai tidak memadai. Keputusan ini sebaiknya didokumentasikan secara tertulis dan ditandatangani kedua pihak.

Langkah Selanjutnya untuk HR Anda

Menangani karyawan absen tanpa keterangan dengan benar bukan soal keras atau lunaknya kebijakan — ini soal memiliki sistem yang membuat prosedur yang benar menjadi default, bukan pengecualian.

Action items yang bisa Anda mulai hari ini:

1. Audit template surat panggilan Anda — pastikan sudah mencantumkan dasar hukum Pasal 168 dan mekanisme pengiriman yang memenuhi syarat "patut"
2. Tetapkan SOP eskalasi absensi dengan timeline yang jelas: hari ke-1 (komunikasi informal), hari ke-3 (surat panggilan pertama), hari ke-7 (surat panggilan kedua)
3. Verifikasi data alamat domisili seluruh karyawan — ini sering diabaikan sampai dibutuhkan
4. Pastikan sistem absensi Anda menghasilkan laporan yang bisa dijadikan bukti — timestamp, nama karyawan, dan status kehadiran yang tidak bisa dimanipulasi
5. Konsultasikan template surat PHK Anda dengan legal counsel setidaknya sekali — biaya konsultasi jauh lebih murah dari biaya mediasi

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — termasuk pencatatan absensi otomatis, penghitungan hak karyawan saat PHK, dan dokumentasi yang audit-ready. Jika Anda ingin sistem yang membuat prosedur ini lebih mudah dijalankan, coba gratis di FirstPayroll.