Gaji Karyawan di Bawah UMP: Kapan Boleh, Kapan Melanggar, dan Apa Sanksinya?

Jawaban Singkat

Secara umum, tidak boleh — membayar karyawan di bawah upah minimum adalah pelanggaran hukum yang bisa berujung sanksi pidana penjara hingga 4 tahun dan denda hingga Rp 400 juta. Namun ada dua pengecualian legal yang diatur PP No. 36 Tahun 2021: usaha mikro dan kecil (dengan syarat tertulis), serta pekerja magang atau peserta pelatihan kerja. Di luar dua kondisi itu, tidak ada celah hukum yang sah — termasuk untuk karyawan masa percobaan atau karyawan paruh waktu yang jam kerjanya setara penuh.

Oktober 2024, seorang pemilik konveksi di Bandung dengan 28 karyawan mendapat surat panggilan dari Dinas Ketenagakerjaan setempat. Bukan karena laporan karyawan — tapi karena audit rutin yang mencocokkan data BPJS Ketenagakerjaan dengan UMK Kota Bandung 2024 sebesar Rp 4.209.309. Dari 28 karyawan, 11 orang tercatat iuran BPJS-nya dihitung dari basis upah di bawah angka itu. Potensi sanksi: Rp 500 juta lebih, belum termasuk ancaman pidana.

Cerita seperti ini bukan anomali. Ini adalah konsekuensi dari zona abu-abu yang selama bertahun-tahun tidak pernah dijelaskan secara tuntas kepada HR Manager dan pemilik UKM: kapan tepatnya gaji di bawah UMP itu boleh, kapan melanggar, dan apa yang bisa menimpa Anda secara pribadi jika salah langkah.

Dua Pengecualian Legal yang Benar-Benar Sah

Sebelum membahas pelanggaran, penting untuk memahami bahwa hukum Indonesia memang mengakui kondisi di mana upah minimum tidak wajib berlaku. Tapi syaratnya sangat spesifik.

Pengecualian 1: Usaha Mikro dan Kecil

PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang kemudian diperbarui oleh PP No. 51 Tahun 2023, secara eksplisit mengatur bahwa usaha mikro dan kecil dapat membayar upah di bawah upah minimum — dengan syarat:

1. Kesepakatan upah ditetapkan secara tertulis antara pengusaha dan pekerja
2. Upah yang disepakati minimal 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat di tingkat provinsi, atau minimal 25% di atas garis kemiskinan di tingkat provinsi yang bersangkutan
3. Perusahaan memenuhi kriteria usaha mikro (omzet ≤ Rp 2 miliar/tahun, aset ≤ Rp 1 miliar) atau usaha kecil (omzet Rp 2–15 miliar/tahun, aset Rp 1–5 miliar) sesuai UU No. 20 Tahun 2008

So what? Jika bisnis Anda masuk kategori usaha mikro atau kecil, Anda punya ruang legal — tapi hanya jika ada perjanjian tertulis yang ditandatangani kedua pihak. Perjanjian lisan tidak cukup dan tidak akan melindungi Anda saat audit.

Pengecualian 2: Pekerja Magang dan Peserta Pelatihan Kerja

UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 22 mengatur bahwa peserta magang berhak mendapat uang saku dan/atau uang transport — bukan "upah" dalam pengertian hukum ketenagakerjaan. Artinya, ketentuan upah minimum tidak berlaku untuk hubungan magang yang sah.

Syarat magang yang sah:

• Ada perjanjian magang tertulis antara perusahaan, peserta magang, dan (jika ada) lembaga pendidikan
• Durasi magang maksimal 1 tahun (dapat diperpanjang 1 kali)
• Tidak menggantikan posisi karyawan tetap yang sedang ada

Zona Abu-Abu yang Paling Sering Disalahgunakan

Ini adalah area yang paling berbahaya — bukan karena pengusaha berniat jahat, tapi karena ada miskonsepsi yang sudah beredar lama dan dianggap "lumrah".

Miskonsepsi 1: Karyawan Masa Percobaan Boleh Digaji di Bawah UMP

Salah total. PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 60 menegaskan bahwa upah selama masa percobaan (probation) tidak boleh lebih rendah dari upah minimum yang berlaku. Tidak ada pengecualian untuk status probasi. Jika Anda membayar karyawan baru Rp 3,5 juta di DKI Jakarta (UMP 2025: Rp 5.396.761), itu pelanggaran — sejak hari pertama.

Miskonsepsi 2: Karyawan Part-Time Tidak Kena Upah Minimum

Ini lebih nuansanya. Untuk karyawan paruh waktu, perhitungan upah minimum menggunakan upah per jam yang dihitung dari formula: Upah Minimum ÷ 126 (angka pembagi standar untuk 7 jam/hari × 6 hari × 3 minggu). Jika karyawan part-time bekerja 4 jam sehari, 5 hari seminggu, upah minimumnya dihitung proporsional — bukan nol.

Contoh perhitungan konkret:

• UMP DKI Jakarta 2025: Rp 5.396.761
• Upah minimum per jam: Rp 5.396.761 ÷ 126 = Rp 42.831/jam
• Karyawan part-time 4 jam/hari × 22 hari kerja: 88 jam × Rp 42.831 = Rp 3.769.128/bulan minimum

Membayar karyawan part-time Rp 2 juta untuk jam kerja yang sama = pelanggaran.

Miskonsepsi 3: Tunjangan Bisa Dihitung Sebagai Bagian dari Upah Minimum

Ini zona abu-abu yang paling sering diperdebatkan. Berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021, upah minimum adalah upah pokok — tidak termasuk tunjangan tetap atau tidak tetap. Artinya, jika gaji pokok karyawan Rp 3 juta tapi ada tunjangan makan Rp 500.000 dan tunjangan transport Rp 500.000, total Rp 4 juta itu tidak bisa dianggap memenuhi UMP Rp 4 juta jika UMP yang dimaksud adalah upah pokok.

So what? Audit struktur gaji Anda sekarang: pisahkan komponen upah pokok dari tunjangan. Jika upah pokok saja sudah di atas UMP, Anda aman. Jika upah pokok di bawah UMP dan Anda "menambalnya" dengan tunjangan, Anda berada di zona risiko.

Sanksi Konkret yang Bisa Menjerat Anda Secara Pribadi

Ini bagian yang paling jarang dibahas secara jujur — dan paling penting untuk Anda ketahui.

Sanksi Pidana

UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 185 mengatur sanksi pidana untuk pelanggaran ketentuan upah minimum:

• Pidana penjara minimal 1 tahun, maksimal 4 tahun
• Denda minimal Rp 100 juta, maksimal Rp 400 juta

Yang krusial: sanksi ini bisa menjerat individu — bukan hanya badan hukum perusahaan. Artinya, HR Manager yang menandatangani slip gaji dan pemilik usaha yang menyetujui struktur gaji bisa dipidana secara pribadi.

Sanksi Perdata dan Administratif

Di luar pidana, ada konsekuensi perdata yang sering lebih menyakitkan secara finansial:

So what? Jika Anda baru menyadari ada pelanggaran, koreksi proaktif jauh lebih baik daripada menunggu audit. Disnaker umumnya memberikan perlakuan lebih lunak untuk perusahaan yang melakukan koreksi mandiri sebelum ada laporan atau audit formal.

Upah Minimum 2025: Angka yang Harus Anda Tahu

Menurut data Kemenaker, penetapan UMP 2025 menggunakan formula baru yang mempertimbangkan pertumbuhan ekonomi, inflasi, dan indeks tertentu sesuai PP No. 51 Tahun 2023. Beberapa angka kunci:

Menurut data BPS (2024), sekitar 37% pekerja formal di Indonesia menerima upah di bawah upah minimum yang berlaku di wilayahnya — angka yang mencerminkan betapa luasnya gap antara regulasi dan praktik di lapangan.

Checklist Audit Mandiri: 7 Pertanyaan untuk HR Manager

Sebelum audit Disnaker datang ke kantor Anda, lakukan audit internal dengan 7 pertanyaan ini:

1. Apakah upah pokok (bukan total take-home pay) setiap karyawan ≥ UMP/UMK yang berlaku? Jika ada yang di bawah, identifikasi apakah masuk kategori pengecualian legal.

2. Apakah ada karyawan yang dikategorikan "magang" tapi mengerjakan pekerjaan rutin karyawan tetap? Jika ya, risiko reklasifikasi sebagai karyawan biasa sangat tinggi.

3. Apakah perjanjian kerja karyawan masa percobaan mencantumkan upah ≥ UMP? Probation bukan alasan untuk membayar di bawah minimum.

4. Jika bisnis Anda usaha mikro/kecil dan membayar di bawah UMP — apakah ada perjanjian tertulis yang ditandatangani kedua pihak? Tanpa dokumen ini, pengecualian tidak berlaku.

5. Apakah perhitungan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan menggunakan basis upah yang benar? Basis iuran BPJS yang lebih rendah dari upah aktual adalah sinyal merah yang sering memicu audit.

6. Apakah ada karyawan part-time yang upah per jamnya di bawah UMP ÷ 126? Hitung ulang dengan formula proporsional.

7. Apakah struktur gaji sudah dipisahkan dengan jelas antara upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap? Dokumentasi yang rapi adalah perlindungan pertama saat audit.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah boleh menggaji karyawan di bawah UMP di Indonesia?

Secara umum tidak boleh. Ada dua pengecualian legal: usaha mikro dan kecil (dengan perjanjian tertulis dan batas minimum 50% rata-rata konsumsi provinsi), serta pekerja magang yang bukan karyawan. Di luar dua kondisi itu, membayar di bawah UMP adalah pelanggaran hukum — termasuk untuk karyawan masa percobaan. FirstPayroll secara otomatis memvalidasi upah pokok terhadap UMP/UMK terbaru saat Anda menginput data karyawan, sehingga potensi pelanggaran terdeteksi sebelum slip gaji diterbitkan.

Berapa sanksi denda jika perusahaan terbukti membayar gaji di bawah UMP?

Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 185, sanksi pidana berupa denda minimal Rp 100 juta hingga maksimal Rp 400 juta, plus ancaman penjara 1–4 tahun. Di luar itu, perusahaan wajib membayar selisih upah retroaktif sejak pelanggaran pertama terjadi — yang bisa jauh lebih besar dari denda administratif.

Bagaimana cara menghitung upah minimum untuk karyawan part-time?

Gunakan formula: UMP/UMK ÷ 126 untuk mendapatkan upah minimum per jam. Kalikan dengan total jam kerja aktual per bulan. Contoh: UMP DKI Jakarta 2025 Rp 5.396.761 ÷ 126 = Rp 42.831/jam. Karyawan part-time 4 jam/hari × 22 hari = 88 jam × Rp 42.831 = minimal Rp 3.769.128/bulan.

Kapan pengecualian upah minimum untuk UKM berlaku secara sah?

Pengecualian berlaku jika perusahaan memenuhi kriteria usaha mikro (omzet ≤ Rp 2 miliar/tahun) atau usaha kecil (omzet Rp 2–15 miliar/tahun), DAN ada perjanjian upah tertulis yang ditandatangani kedua pihak, DAN upah yang disepakati minimal 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat provinsi. Ketiga syarat harus terpenuhi sekaligus — tidak bisa hanya salah satu.

Apakah HR Manager bisa dipidana secara pribadi karena pelanggaran upah minimum?

Ya. UU No. 13 Tahun 2003 tidak membatasi sanksi pidana hanya pada badan hukum perusahaan. Individu yang bertanggung jawab atas penetapan dan pembayaran upah — termasuk HR Manager dan direktur — dapat dijerat secara pribadi. Ini alasan mengapa dokumentasi keputusan upah dan audit internal rutin sangat penting.

Langkah Selanjutnya: Dari Audit ke Kepatuhan

Kepatuhan upah minimum bukan soal takut sanksi — ini soal membangun fondasi hubungan kerja yang sehat dan bisnis yang bisa tumbuh tanpa risiko hukum yang menggantung.

Tiga langkah konkret yang bisa Anda mulai minggu ini:

1. Audit struktur gaji sekarang — gunakan checklist 7 pertanyaan di atas. Fokus pada pemisahan upah pokok dari tunjangan.
2. Verifikasi UMK setempat — jangan hanya cek UMP provinsi. UMK kabupaten/kota bisa berbeda signifikan dan itulah yang berlaku untuk lokasi operasional Anda.
3. Dokumentasikan semua perjanjian — terutama jika Anda menggunakan pengecualian usaha mikro/kecil atau mempekerjakan magang. Perjanjian tertulis adalah satu-satunya perlindungan hukum yang valid.

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — dan setiap slip gaji yang diterbitkan divalidasi otomatis terhadap UMP/UMK terbaru, sehingga HR Manager tidak perlu mengingat angka-angka ini secara manual. Coba gratis di FirstPayroll dan lihat apakah struktur gaji Anda sudah compliant dalam hitungan menit.